Datenschutzerklärung

Diese Erklärung informiert dich nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von Taskly verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage.

1. Verantwortlicher

Telefon: +49 157 36400491
E-Mail: info@trytaskly.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter info@trytaskly.com.

2. Zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Als Verantwortlicher verarbeiten wir die Daten, die beim Besuch der Website und bei der Registrierung und Nutzung eines Kontos anfallen (z. B. Name und E-Mail-Adresse von Inhabern und Mitarbeitern), sowie die Daten, die wir für Verwaltung, Sicherheit und Support der Plattform benötigen.

Als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO verarbeiten wir die Inhalte, die Betriebe in ihrem Workspace über ihre eigenen Kundinnen und Kunden speichern – etwa Arbeitszettel, Unterschriften und Einwilligungen, Fotos, Verträge, Rechnungen und Dateien. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Betrieb. Wenn du Kundin oder Kunde eines Betriebs bist, der Taskly nutzt, wende dich mit Fragen und zur Ausübung deiner Rechte bitte direkt an diesen Betrieb; was beim Kundenlink und beim Unterschreiben auf dem eigenen Handy geschieht, erklärt Abschnitt 8. Grundlage ist unser Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logdaten

Website und Anwendung werden über die Plattform von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (EU-Vertretung: Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München) bereitgestellt. Bei jedem Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Zweck ist die sichere und stabile Auslieferung sowie die Abwehr von Angriffen und Missbrauch.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Dienstes. Technische Protokolle werden nach kurzer Zeit, spätestens nach 30 Tagen, gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

Zum Schutz vor automatisierten Angriffen begrenzen wir die Zahl der Anmelde-, Registrierungs- und sonstigen Formularversuche. Dafür zählen wir Versuche je IP-Adresse, je Konto oder – beim Kontaktformular – je E-Mail-Adresse innerhalb eines kurzen Zeitfensters von höchstens einer Stunde. Diese Zähler werden spätestens am Folgetag gelöscht. Rechtsgrundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cloudflare ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Datenbank und Dateien von Taskly werden in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert (EU-Jurisdiktion). Bei der Auslieferung über das weltweite Netz von Cloudflare kann eine Verarbeitung auch außerhalb der EU nicht vollständig ausgeschlossen werden. Cloudflare, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

KI-Helfer im Formular (optional): Nutzt ein Betrieb das Diktat oder „Foto statt Abtippen“ (z. B. Typenschild, IMEI-Aufkleber, Fahrzeugschein, Visitenkarte), wird die Sprachaufnahme bzw. das Foto nur zur Erkennung an Cloudflare Workers AI übertragen (ebenfalls Cloudflare als Auftragsverarbeiter, siehe oben). Audio und Foto werden dabei weder bei uns noch von Cloudflare gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; zurück kommen nur die erkannten Angaben, die die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter vor dem Übernehmen prüft. Gespeichert wird ein Foto nur, wenn es bewusst an den Auftrag gehängt wird. Betriebe können die KI-Helfer in den Einstellungen jederzeit ausschalten.

4. Besucherstatistik ohne Cookies

Um zu verstehen, wie viele Menschen unsere Website besuchen, welche Seiten gefragt sind und woher Besucher kommen, zählen wir Seitenaufrufe direkt auf unserem Server (im Cloudflare Worker, über den Taskly ausgeliefert wird). Dafür setzen wir keine Cookies, nutzen keinen lokalen Speicher und laden kein Skript in deinem Browser. Es gibt kein Fingerprinting, kein Nutzerprofil und keine Zusammenführung mit anderen Daten; Analyse-Dienste Dritter setzen wir nicht ein.

Was beim Aufruf einer Seite verarbeitet wird: die aufgerufene Seite (ohne angehängte Parameter), die Domain der Seite, von der du kommst (z. B. „google.com“ – nicht der vollständige Link), eine etwaige Kampagnenkennung „utm_source“ aus der Adresse (nur kurze Kennungen aus Buchstaben, Ziffern, Punkt und Bindestrich; andere Werte – etwa E-Mail-Adressen – zählen wir nur als „sonstige“), das Land, das Cloudflare aus deiner IP-Adresse ableitet, sowie grob Gerätetyp (Handy, Tablet, Computer), Browser und Betriebssystem, die wir aus der Browserkennung (User-Agent) ablesen.

Wie wir Besucher zählen, ohne sie wiederzuerkennen: Damit niemand am selben Tag mehrfach als Besucher gezählt wird, bilden wir aus IP-Adresse, Browserkennung und einem zufälligen Geheimnis, das jeden Tag neu erzeugt wird, einen gekürzten kryptografischen Hashwert. Die IP-Adresse selbst wird für die Statistik nicht gespeichert. Das Tagesgeheimnis und alle Hashwerte eines Tages werden am Folgetag gelöscht; danach lässt sich ein Hashwert keiner Person und keinem Gerät mehr zuordnen, und ein Wiedererkennen über mehrere Tage ist ausgeschlossen. Bis dahin dient derselbe Hashwert – zusammen mit einem zweiten, nur aus IP-Adresse und Tagesgeheimnis gebildeten Hashwert – auch dazu, ungewöhnlich viele Aufrufe zu begrenzen.

Was dauerhaft gespeichert wird: ausschließlich Tagessummen – etwa „120 Aufrufe der Startseite am 8. Oktober, davon 95 Besucher“ oder „30 Besucher aus Österreich“. Diese Summen enthalten keine personenbezogenen Daten und werden nach 400 Tagen gelöscht.

Was nicht gezählt wird: Suchmaschinen, Link-Vorschauen und andere erkennbare Bots, das Vorladen von Seiten durch den Browser (Prefetch), die App, das Verwaltungsportal, Kundenlinks und die Seiten zum Unterschreiben auf dem Kundenhandy sowie alle Aufrufe aus Browsern, die das Signal „Global Privacy Control“ (GPC) oder „Do Not Track“ (DNT) senden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Reichweite unserer Website zu messen, Angebot und Inhalte zu verbessern sowie Störungen und Missbrauch früh zu erkennen; die Verarbeitung ist auf das dafür Nötige beschränkt. In deinem Endgerät wird dabei nichts gespeichert und nichts ausgelesen: Verarbeitet werden nur die Angaben, die dein Browser beim Abruf einer Webseite ohnehin an jeden Server übermittelt. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist deshalb nach unserer Einschätzung nicht erforderlich. Die Verarbeitung erfolgt allein bei unserem Hosting-Dienstleister Cloudflare als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 3).

Widerspruch: Du kannst der Zählung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Am einfachsten aktivierst du in deinem Browser „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“ – dann zählen wir deine Aufrufe automatisch nicht (Art. 21 Abs. 5 DSGVO). Du kannst uns deinen Widerspruch auch per E-Mail an info@trytaskly.com mitteilen; weil wir einzelne Besucher bewusst nicht wiedererkennen, lässt er sich technisch aber am zuverlässigsten über diese Browser-Einstellung umsetzen.

5. Registrierung und Konto

Für ein Konto verarbeiten wir: Name, Name des Betriebs, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash, nie im Klartext), Rolle im Team, Zeitpunkte von Registrierung, Zustimmung und letzter Anmeldung sowie die freiwilligen Angaben im Briefkopf (Anschrift, Telefon, E-Mail, Website, SMS-Absender, Bankverbindung und Steuerangaben für Rechnungen).

Für jede Anmeldung speichern wir eine Sitzung mit gekürzter Browserkennung und IP-Adresse, um Missbrauch zu erkennen. Sitzungen enden nach Abmeldung, nach 12 Stunden oder – bei „Angemeldet bleiben“ – nach 60 Tagen und werden danach gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über die Nutzung von Taskly) sowie für die Missbrauchserkennung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Kontodaten speichern wir, solange das Konto besteht. Löscht der Inhaber den Betrieb, werden alle Daten unverzüglich gelöscht; ausgenommen sind Einträge im Admin-Protokoll (Abschnitt 6), die wir zum Nachweis ordnungsgemäßer Verwaltung 365 Tage aufbewahren und in denen E-Mail-Adressen nur gekürzt stehen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für unsere eigene Buchhaltung) bleiben unberührt.

6. Verwaltung, Support und Sicherheit der Plattform

Für den Betrieb von Taskly nutzen wir ein internes Verwaltungsportal. Zugang haben ausschließlich wir als Anbieter, und zwar nur mit Passwort und einem zweiten Faktor (zeitbasierter Einmalcode); eine Admin-Sitzung endet spätestens nach 8 Stunden.

Was wir dort sehen: Konto- und Nutzungsdaten der Betriebe – Name des Betriebs und hinterlegte Kontaktdaten, Namen, E-Mail-Adressen, Rollen und Status der Nutzer, Zeitpunkte von Registrierung und letzter Anmeldung, die Anzahl gespeicherter Datensätze (z. B. Arbeitszettel, Kunden, Dateien), den belegten Speicher, das Versandprotokoll mit gekürzten Empfängeradressen und ohne Nachrichteninhalt sowie den Verlauf des Betriebs (wer wann welche Art von Änderung vorgenommen hat, ohne Inhalte). Die Inhalte eines Workspace – Arbeitszettel, Kundendaten, Unterschriften, Fotos, Verträge, Rechnungen und Dateien – zeigt das Verwaltungsportal nicht an.

Wofür: um Konten zu betreuen (z. B. eine Bestätigungs-E-Mail oder einen Link zum Zurücksetzen des Passworts erneut zu schicken oder einen Zugang auf allen Geräten abzumelden), Speichergrenzen anzupassen, den Versand zu prüfen, Missbrauch zu erkennen und Konten bei Verstößen gegen die AGB oder die Nutzungsbedingungen oder zur Abwehr von Gefahren zu sperren. Eine Sperre beendet sofort alle Sitzungen des betroffenen Betriebs bzw. Zugangs; den Inhaber informieren wir darüber.

Support-Ansicht: In die Inhalte eines Workspace sehen wir nur, wenn das für Support, Fehlerbehebung oder die Sicherheit erforderlich ist oder der Betrieb uns darum bittet. Dafür öffnen wir eine Support-Ansicht, die technisch auf Lesen beschränkt ist – Ändern, Löschen, Versenden und Herunterladen sind gesperrt – und nach einer Stunde automatisch endet. Jeder Zugriff wird mit Anlass, Beginn und Ende in unserem Admin-Protokoll vermerkt; der Betrieb sieht ihn in Taskly unter Einstellungen → Daten & Export („Support-Zugriffe durch Taskly“) und in seinem Datenexport. Dabei handeln wir als Auftragsverarbeiter des Betriebs nach den Regeln in § 4 des AVV.

Admin-Protokoll: Jede Aktion im Verwaltungsportal – auch das Ansehen der Detailseite eines Betriebs oder des Versandprotokolls (höchstens ein Eintrag pro Stunde) – wird mit Zeitpunkt, handelnder Person, Art der Aktion, betroffenem Betrieb oder Zugang und der IP-Adresse des Administrators protokolliert und nach 365 Tagen gelöscht; E-Mail-Adressen von Nutzern stehen darin nur gekürzt. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was getan hat.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung und Betreuung des Kontos) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb der Plattform und im Nachweis ordnungsgemäßer Verwaltung (Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO).

7. E-Mails und SMS

Wir versenden Nachrichten, die für die Nutzung erforderlich sind: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Link zum Zurücksetzen des Passworts, Team-Einladungen und – wenn du Verträge mit Erinnerung anlegst – Hinweise auf ablaufende Kündigungsfristen. Neuen Inhabern schicken wir außerdem eine Willkommens-Mail und in den ersten Tagen einige kurze Tipps zum Start (siehe unten). Newsletter oder Werbung für Angebote Dritter versenden wir nicht.

Willkommens- und Tipp-Mails

Wenn du dich als Inhaber eines Betriebs registrierst, bekommst du eine Willkommens-Mail mit dem Link zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse und einer kurzen Anleitung für den Start. Danach folgen höchstens drei kurze Tipps zur Nutzung von Taskly – frühestens einen, drei und sieben Tage nach der Registrierung und nie mehr als eine Mail pro Tag. Ist deine Adresse am Tag nach der Registrierung noch nicht bestätigt, erinnern wir dich einmal daran; Tipps gibt es erst nach der Bestätigung. Über wesentliche Neuerungen an Taskly informieren wir gegebenenfalls auf demselben Weg. Teammitglieder, die eingeladen wurden, bekommen keine Tipp-Mails.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Name des Betriebs, Datum der Registrierung, ob die Adresse bestätigt ist, ob schon ein Arbeitszettel angelegt wurde (damit der erste Tipp passt), welcher Tipp zuletzt an welchem Tag verschickt wurde, ob du die Tipps abbestellt hast, und ein zufälliger Schlüssel für den Abbestell-Link. Diese Angaben gehören zu deinem Konto und werden mit ihm gelöscht; der Versand steht wie jeder andere ohne Inhalt im Versandprotokoll.

Zweck und Rechtsgrundlage: Willkommens-Mail und Erinnerung an die Bestätigung dienen der Einrichtung deines Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Tipps sollen dir den Einstieg erleichtern. Das gehört zu unserer Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und ist zugleich unser berechtigtes Interesse, dass neue Kunden Taskly gut nutzen können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf diese E-Mails weisen wir schon bei der Registrierung hin.

Widerspruch: Du kannst den Tipps jederzeit widersprechen, ohne dass dir dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen (Art. 21 DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG): mit dem Link „Tipps abbestellen“ in jeder dieser E-Mails, über die Abmelde-Funktion deines E-Mail-Programms, in Taskly unter Einstellungen → Mein Konto („Tipps & Neuigkeiten zu Taskly per E-Mail“) oder mit einer E-Mail an info@trytaskly.com. Danach bekommst du keine Tipps mehr; E-Mails, die für dein Konto nötig sind (z. B. zum Zurücksetzen des Passworts), schicken wir weiterhin.

Kein Tracking: Unsere E-Mails enthalten keine Zählpixel oder andere Öffnungs-Messung, und ihre Links führen direkt zu Taskly – ohne Umleitung und ohne Kennung zur Klickmessung. Ob oder wann du eine E-Mail öffnest, wissen wir nicht. Der Abbestell-Link enthält nur den Schlüssel, der zum Abbestellen nötig ist.

Darüber hinaus kann ein Betrieb seinen eigenen Kundinnen und Kunden über Taskly den Arbeitszettel, die Nachricht „abholbereit“ und den Link zum Unterschreiben auf dem eigenen Handy per E-Mail und SMS schicken. Das geschieht im Auftrag des Betriebs (Auftragsverarbeitung). Hat eine Kundin oder ein Kunde auf dem eigenen Handy gewählt, über welche Wege sie oder er Nachrichten bekommen möchte, gehen Nachrichten zu diesem Auftrag nur noch über diese Wege und nur an die dabei angegebene Adresse bzw. Nummer (Abschnitt 8).

E-Mails verschicken wir direkt aus unserem Server über unser Postfach info@trytaskly.com bei der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur; SMS über die seven communications GmbH & Co. KG, Willestraße 4–6, 24103 Kiel. Ist einer dieser Wege einmal nicht eingerichtet, kann der Versand für diesen Kanal ersatzweise über die Automatisierungsplattform der n8n GmbH, Berlin (Hosting in der EU) laufen. Wir speichern ein Versandprotokoll mit gekürzter Empfängeradresse, Zweck und Ergebnis – ohne Nachrichteninhalt – und löschen es nach 90 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Für Kundinnen und Kunden der Betriebe: Kundenlink und Unterschrift auf dem eigenen Handy

Für die folgenden Funktionen ist der Betrieb verantwortlich, bei dem du deinen Auftrag abgegeben hast (Art. 4 Nr. 7 DSGVO); wir verarbeiten die Daten in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO). Fragen zu deinen Daten und Anträge auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerruf richtest du bitte an den Betrieb. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Betrieb weiter.

Arbeitszettel ansehen

Damit du deinen Arbeitszettel ansehen und drucken kannst, erzeugt Taskly einen Link mit einer zufälligen, nicht erratbaren Kennung. Der Link ist von Suchmaschinen ausgeschlossen. Er zeigt keine Gerätecodes und keine Fotos und funktioniert nicht mehr, wenn der Auftrag storniert oder gelöscht wird.

Die Seite zeigt den Stand deines Auftrags als Zeitleiste (angenommen, in Reparatur, gegebenenfalls „Ersatzteil bestellt“, fertig, abgeholt) mit den jeweiligen Zeitpunkten sowie eine kurze Nachricht, die der Betrieb dort für dich hinterlegen kann. Welche Teile bestellt wurden und bei wem, zeigt sie nicht. Solange die Seite geöffnet ist, fragt sie etwa einmal pro Minute beim Server nach dem aktuellen Stand; dabei wird nichts gespeichert.

Prüfen und unterschreiben auf dem eigenen Handy

Statt auf dem Gerät des Betriebs kannst du auf deinem eigenen Handy unterschreiben. Der Betrieb zeigt dir dazu einen QR-Code oder schickt dir einen Link per SMS oder E-Mail. Der Link enthält eine zufällige, nicht erratbare Kennung, ist 24 Stunden gültig und kann nur einmal zum Unterschreiben verwendet werden; erzeugt der Betrieb einen neuen Link oder bricht er ihn ab, wird der alte ungültig. Gespeichert wird nur ein kryptografischer Hash der Kennung, nicht der Link selbst; auch unsere Server-Protokolle enthalten den Link nicht.

Auf der Seite siehst du die Angaben des Betriebs und deines Auftrags (Gerätecodes und Passwörter nur verdeckt, keine Fotos) sowie die Hinweise des Betriebs. Du entscheidest dort selbst und unabhängig voneinander, ob dir der Betrieb Nachrichten zu diesem Auftrag per E-Mail und ob er sie per SMS schicken darf, kannst dafür deine E-Mail-Adresse eintragen oder korrigieren, erklärst mit einem Häkchen, dass du mit den Angaben (und gegebenenfalls den Hinweisen des Betriebs) einverstanden bist, und unterschreibst mit dem Finger. Hat der Betrieb einen Link zu seiner eigenen Datenschutzerklärung hinterlegt, findest du ihn auf der Seite.

Gespeichert werden: deine Unterschrift als Bild im Arbeitszettel, deine Entscheidungen zu E-Mail und SMS mit Datum und Uhrzeit, der E-Mail-Adresse bzw. Telefonnummer, für die sie gelten, sowie Sprache und Fassung des angezeigten Textes (als Nachweis), eine von dir eingetragene E-Mail-Adresse (im Arbeitszettel und in der Kundenkartei des Betriebs) sowie die Zeitpunkte, zu denen der Link erstellt, geöffnet und verwendet wurde, und ein Eintrag im Verlauf des Auftrags. Diese Daten gehören zum Auftrag und werden mit ihm gelöscht.

Nachrichten zu deinem Auftrag: Den Link zum Unterschreiben, den Arbeitszettel und die Nachricht „abholbereit“ verschickt der Betrieb in der Regel zur Durchführung deines Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Auf dem eigenen Handy legst du zusätzlich fest, über welche Wege (E-Mail, SMS) du diese Nachrichten bekommen möchtest. Die Häkchen sind freiwillig; du kannst auch ohne sie unterschreiben. Sobald du entschieden hast, nutzt Taskly Wege ohne Häkchen für diesen Auftrag nicht mehr – auch nicht, wenn der Betrieb erneut senden möchte –, und deine Wahl gilt nur für die Adresse bzw. Nummer, die du dabei angegeben hast. Werbung ist davon nicht umfasst. Deine Wahl kannst du jederzeit gegenüber dem Betrieb ändern; er trägt einen Widerruf in Taskly ein, danach geht über diesen Weg nichts mehr raus. Unterschrift und Auftragsdaten verarbeitet der Betrieb ebenfalls zur Durchführung deines Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Technik: Die Seite setzt keine Cookies, nutzt keinen lokalen Speicher und lädt keine Inhalte von Dritten. Sie ist von Suchmaschinen ausgeschlossen, gibt beim Verlassen keine Adresse weiter (Referrer-Policy „no-referrer“) und wird nicht zwischengespeichert. Link-Vorschauen in Messengern (z. B. WhatsApp) erhalten eine neutrale Seite ohne Auftragsdaten. Zum Schutz vor Missbrauch wird die Zahl der Aufrufe je IP-Adresse kurzzeitig begrenzt (Abschnitt 3). In der Besucherstatistik werden Kundenlinks und Unterschriftsseiten nicht erfasst.

Daten selbst eintragen (Check-in)

Über einen QR-Code am Tresen oder einen Einmal-Code (30 Minuten gültig, nur einmal verwendbar, gespeichert nur als Hash) kannst du deine Kontaktdaten selbst auf dem eigenen Handy eintragen; sie gehen nur an diesen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hat der Betrieb es eingeschaltet, liest du dort auch seine Hinweise, bestätigst sie mit einem Häkchen und unterschreibst gleich mit dem Finger. Gespeichert werden deine Angaben, deine Entscheidungen zu E-Mail und SMS sowie gegebenenfalls deine Unterschrift als Bild mit Zeitpunkt und einem kryptografischen Hash des angezeigten Hinweistexts (als Nachweis, welche Fassung du gelesen hast). Übernimmt der Betrieb den Eintrag, stehen diese Daten im Arbeitszettel und gelten die Regeln oben; der Eintrag selbst wird spätestens 24 Stunden nach dem Absenden automatisch gelöscht.

Termin online buchen

Bietet ein Betrieb Online-Termine an, kannst du über seinen Buchungslink (oder QR-Code) ein Anliegen, einen Tag und eine freie Uhrzeit wählen. Dafür gibst du deinen Namen, eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und auf Wunsch eine kurze Nachricht an; ob dir der Betrieb Nachrichten zu deinem Auftrag per E-Mail oder SMS schicken darf, entscheidest du freiwillig mit eigenen Häkchen. Die Angaben gehen nur an diesen Betrieb und werden für deinen Termin verwendet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Bestätigung schickt Taskly im Auftrag des Betriebs eine E-Mail (ohne E-Mail-Adresse eine SMS) mit einem persönlichen Link, über den du den Termin ansehen, als Kalenderdatei (.ics) speichern und bis zum Beginn absagen kannst; sagt der Betrieb ab, bekommst du ebenfalls kurz Bescheid. Dieser Link enthält eine zufällige, nicht erratbare Kennung, von der nur ein kryptografischer Hash gespeichert wird.

Gespeichert werden: Anliegen, Tag und Uhrzeit, deine Angaben und Entscheidungen zu E-Mail und SMS (mit Datum, Sprache und Textfassung als Nachweis) sowie die Zeitpunkte von Buchung und Absage. Termine werden 30 Tage nach dem Termintag automatisch gelöscht; übernimmt der Betrieb deine Angaben in einen Auftrag, gelten dafür die Regeln oben. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzt Taskly die Zahl der Buchungen je IP-Adresse und je Kontakt; die Seite setzt keine Cookies, nutzt keinen lokalen Speicher und lädt keine Inhalte von Dritten.

Fotos vom eigenen Handy senden

Bittet dich ein Betrieb um Fotos (z. B. von einem Schaden), zeigt er dir einen QR-Code. Der Link enthält eine zufällige, nicht erratbare Kennung, ist 30 Minuten gültig und nimmt höchstens 20 Fotos an. Die Fotos werden vor dem Senden auf deinem Handy verkleinert, gehen nur an diesen Betrieb und werden bei deinem Auftrag gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); verantwortlich ist der Betrieb. Die Seite setzt keine Cookies, ist von Suchmaschinen ausgeschlossen und gibt beim Verlassen keine Adresse weiter. Der Link selbst wird spätestens 24 Stunden nach Ablauf gelöscht.

Automatische Erinnerungen, Bewertungs-Anfragen und Angebote

Hat der Betrieb in Taskly „Automationen“ eingeschaltet, verschickt Taskly in seinem Auftrag einmal täglich: Erinnerungen, wenn ein fertiger Auftrag nicht abgeholt wurde (bis zu drei, auf Wunsch des Betriebs in der letzten mit einem Hinweis auf Lagergebühr oder Entsorgung), Zahlungserinnerungen zu überfälligen Rechnungen (bis zu zwei) sowie – nur mit deiner Einwilligung – eine Bewertungs-Anfrage nach der Abholung, eine Erinnerung an eine vereinbarte Wartung oder Prüfung und ein Angebot vor Ablauf deines Vertrags. Erinnerungen zu Auftrag und Rechnung dienen der Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und gehen über die Wege, die du auf dem eigenen Handy gewählt hast. Bewertungs-Anfragen und Wartungs-Erinnerungen gehen nur über einen Weg, dem du zugestimmt hast; Angebote zu deinem Vertrag nur, wenn der Betrieb deine ausdrückliche Einwilligung mit Datum vermerkt hat (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG). Jede dieser Nachrichten enthält einen Abmeldelink (bei E-Mails zusätzlich „List-Unsubscribe“); danach bekommst du vom Betrieb keine Bewertungs-Anfragen, Angebote und Wartungs-Erinnerungen mehr. Jede Stufe geht höchstens einmal raus, Bewertungs-Anfragen höchstens einmal in 90 Tagen. Gespeichert werden Art, Stufe, Tag und genutzter Weg der Nachricht (ohne Inhalt) sowie gegebenenfalls deine Abmeldung.

Bewertungsseite: Der Link in der Bewertungs-Anfrage enthält eine zufällige, nicht erratbare Kennung (gespeichert nur als Hash) und ist 60 Tage gültig. Auf der Seite vergibst du 1 bis 5 Sterne. Bei 4 oder 5 Sternen bieten wir dir an, zum Google-Bewertungsprofil des Betriebs zu wechseln – erst dann gelangen Daten zu Google, und es gelten dort die Datenschutzbestimmungen von Google. Bei 1 bis 3 Sternen kannst du dem Betrieb eine Nachricht schreiben; sie wird nicht veröffentlicht. Gespeichert werden Sterne, Zeitpunkt und dein Text zusammen mit dem Auftrag; der Betrieb kann sie jederzeit löschen, sonst werden sie nach zwei Jahren gelöscht, unbenutzte Links 30 Tage nach Ablauf. Die Seite setzt keine Cookies, lädt keine Inhalte von Dritten und ist von Suchmaschinen ausgeschlossen.

9. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben, um dein Anliegen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Fragen zur Nutzung, sonst lit. f). Wir löschen die Anfrage, wenn sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Bei WhatsApp ist zusätzlich die WhatsApp Ireland Ltd. beteiligt; deren Datenschutzhinweise gelten ergänzend. Nutze WhatsApp nur, wenn du damit einverstanden bist – E-Mail und Telefon stehen immer zur Verfügung.

Kontaktformular

Über unser Kontaktformular kannst du uns eine Frage stellen, um einen Rückruf bitten, einen Demo-Termin anfragen oder ein Angebot anfordern. Dafür verarbeiten wir dein Anliegen, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse sowie – soweit du sie angibst – Betrieb, Branche, Telefonnummer, Nachricht, Wunschtag und Uhrzeit für die Demo und die Zahl der Standorte und Mitarbeiter; dazu den Zeitpunkt der Anfrage und ihren Bearbeitungsstand (offen oder erledigt). Pflicht sind Name und E-Mail-Adresse und je nach Anliegen die Nachricht (Frage), die Telefonnummer (Rückruf) bzw. Wunschtag und Uhrzeit (Demo-Termin); alles andere ist freiwillig.

Zweck und Rechtsgrundlage: Wir nutzen die Angaben, um deine Anfrage zu beantworten, einen Termin zu vereinbaren oder ein Angebot zu erstellen. Geht es um die Nutzung oder einen Vertrag über Taskly (etwa eine Demo oder ein Angebot), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage); bei sonstigen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen zu beantworten.

Ablauf: Die Anfrage wird in unserer Datenbank gespeichert (Cloudflare, EU, Abschnitt 3) und per E-Mail an unser Postfach info@trytaskly.com weitergeleitet (IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur). An die angegebene Adresse schicken wir eine kurze automatische Eingangsbestätigung – ohne Werbung und ohne den Inhalt deiner Nachricht zu wiederholen. Gegen automatisierten Missbrauch enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Feld und eine Mindestdauer zum Ausfüllen; außerdem begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse und je E-Mail-Adresse und schicken an dieselbe Adresse höchstens eine Eingangsbestätigung pro Tag (Abschnitt 3). Deine IP-Adresse speichern wir nicht zusammen mit der Anfrage. Markieren wir eine Anfrage im Verwaltungsportal als erledigt, vermerkt dessen Protokoll nur die Art der Anfrage, ihre Kennung und den Zeitpunkt – ohne Namen und E-Mail-Adresse (Löschung nach 365 Tagen).

Speicherdauer: Anfragen in unserer Datenbank werden 180 Tage nach Eingang automatisch gelöscht. Die weitergeleitete E-Mail löschen wir, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht (etwa weil daraus ein Vertrag entstanden ist).

Messung: Nach dem Absenden siehst du eine Bestätigungsseite. Nur wenn du in Google Ads Conversion-Tracking eingewilligt hast, erfährt Google von dort, dass eine Anfrage abgeschickt wurde und welcher Art sie ist – nie ihren Inhalt (Abschnitt 11).

10. Cookies und lokaler Speicher

Für Nutzerinnen und Nutzer von Taskly gibt es genau ein Cookie: das Anmelde-Cookie, ohne das ein Login technisch nicht möglich ist. Im lokalen Speicher deines Browsers merken wir uns außerdem Einstellungen wie die gewählte Sprache, ob die Einführung schon gezeigt wurde und einen Entwurf des gerade ausgefüllten Arbeitszettels, damit bei einem Verbindungsabbruch nichts verloren geht. Nur im Browser des Plattformbetreibers kommen im Verwaltungsportal zwei weitere Cookies hinzu (Admin-Sitzung und Rückkehr aus der Support-Ansicht).

Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, um den jeweils gewünschten Dienst bereitzustellen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Dazu gehört auch, dass wir uns auf der Website deine Entscheidung zu Google Ads im lokalen Speicher merken. Dass du gerade ein Konto angelegt oder eine Anfrage abgeschickt hast, erkennt die Bestätigungsseite an einem Zeitstempel in ihrer Adresse – dafür wird nichts in deinem Browser gespeichert.

In der App, im Verwaltungsportal und auf den Seiten für Kundinnen und Kunden der Betriebe (Kundenlink, Unterschrift, Check-in, Termine, Fotos, Bewertung) verwenden wir keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies; auch die Besucherstatistik (Abschnitt 4) kommt ohne Cookies und ohne Speicherung im Browser aus. Einzige Ausnahme sind Cookies von Google Ads, die auf einzelnen öffentlichen Seiten der Website gesetzt werden – und nur, wenn du eingewilligt hast (Abschnitt 11). Weil sie für unsere ganze Domain gelten, schickt dein Browser sie technisch bedingt auch beim Aufruf der App und der Kundenseiten mit; dort werten wir sie nicht aus und übertragen nichts an Google. Details: Cookies & Speicher.

11. Google Ads Conversion-Tracking (nur mit Einwilligung)

Wir werben für Taskly mit Anzeigen bei Google. Um zu erfahren, ob diese Anzeigen wirken – ob sich also jemand nach einem Klick auf eine Anzeige registriert oder eine Anfrage schickt –, nutzen wir auf den öffentlichen Seiten der Website das Conversion-Tracking von Google Ads, aber nur, wenn du im Hinweis auf der Seite („Dürfen wir messen, ob unsere Anzeigen wirken?“) auf „Akzeptieren“ tippst. Ohne deine Einwilligung wird das Skript von Google gar nicht erst geladen, es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Google übermittelt.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“); Muttergesellschaft ist die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Wo – und wo nicht: Den Hinweis zeigen wir nur auf den öffentlichen Seiten der Website (Startseite, Registrierung, Kontakt, Rechtstexte und die Bestätigungsseiten nach einer Registrierung oder Anfrage). Geladen wird der Google-Tag auch nach deiner Einwilligung nur auf zwei Arten von Seiten: auf der Seite, auf der du über eine Google-Anzeige ankommst (Startseite, Registrierung oder Kontakt, deren Adresse eine Klick-Kennung wie „gclid“ enthält), und auf der Bestätigungsseite direkt nach dem Absenden. Kein Tracking gibt es auf allen anderen Seiten, auf der Anmeldeseite, in der App, im Verwaltungsportal und auf allen Seiten für Kundinnen und Kunden der Betriebe (Kundenlink, Unterschrift, Check-in, Termine, Fotos, Bewertung) – dort wird das Skript nie geladen, unabhängig von deiner Wahl.

Wie es funktioniert: Nach deiner Einwilligung lädt dein Browser auf diesen Seiten den Google-Tag (gtag.js) von Servern von Google. Der Google-Tag meldet dabei jeweils einen Seitenaufruf (Adresse, Seitentitel, vorherige Seite) an Google. Kommst du über eine Google-Anzeige zu uns, speichert er die Klick-Kennung aus der Adresse (z. B. „gclid“) in einem Cookie auf unserer Domain. Erreichst du danach eine Bestätigungsseite – nach einer Registrierung (/willkommen) oder nach dem Absenden des Kontaktformulars (/danke/…) –, meldet er dies direkt nach dem Absenden als „Conversion“ an Google; lädst du die Bestätigungsseite neu oder rufst sie später wieder auf, wird nichts mehr übermittelt. Google stellt so fest, ob auf einen Anzeigenklick eine Registrierung oder Anfrage folgte, und zeigt uns zusammengefasste Zahlen (z. B. „12 Registrierungen über Anzeigen in diesem Monat“). Wir selbst erfahren dadurch nicht, wer du bist. Personalisierte Werbung und Remarketing (Werbelisten aus Besuchern unserer Website) nutzen wir nicht; beides ist im Google-Tag abgeschaltet.

Verarbeitete Daten: Klick-Kennung der Anzeige (gclid, gbraid, wbraid), Cookie-Kennungen, aufgerufene und vorherige Seite samt Seitentitel, Zeitpunkt, Art der Conversion (Registrierung, Kontaktaufnahme, Termin, Angebot), IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät (z. B. Browserkennung, Bildschirmgröße, Sprache) sowie dein Einwilligungsstatus. Inhalte von Formularen – etwa Name, E-Mail-Adresse, Passwort oder Nachricht – geben wir nicht an Google weiter. Bist du gleichzeitig in einem Google-Konto angemeldet, kann Google die Conversion diesem Konto zuordnen; darauf haben wir keinen Einfluss.

Cookies und Speicher: Auf unserer Domain setzt Google Ads insbesondere _gcl_au (Kennung des Google-Tags) und _gcl_aw (Klick-Kennung einer Anzeige), gegebenenfalls auch _gcl_gs oder _gcl_dc, und kann im lokalen Speicher den Eintrag _gcl_ls anlegen – jeweils für höchstens 90 Tage. Daneben setzt Google auf eigenen Domains (googleadservices.com, google.com, doubleclick.net) die partitionierten Cookies GCL_AW_P und GCL_AU_P (Kopie der Klick- bzw. Tag-Kennung, nur im Zusammenhang mit unserer Website lesbar, 90 Tage) und kann weitere Cookies wie IDE (13 Monate), NID (6 Monate) oder test_cookie (15 Minuten) lesen oder setzen; Zweck und Laufzeit dieser Cookies bestimmt Google (business.safety.google/adscookies). Übersicht: Cookies & Speicher.

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung: für das Speichern von Informationen in deinem Endgerät und den Zugriff darauf § 25 Abs. 1 TDDDG, für die weitere Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig; lehnst du ab, kannst du die Website und Taskly ohne jede Einschränkung nutzen.

Verantwortlichkeit: Google verarbeitet die Daten für die Messung als eigener Verantwortlicher (Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms, business.safety.google/adscontrollerterms). Für die Erhebung auf unserer Website und die Übermittlung an Google können wir gemeinsam mit Google verantwortlich sein (Art. 26 DSGVO); deine Rechte kannst du dann bei uns und bei Google geltend machen. Datenschutzerklärung von Google: policies.google.com/privacy.

Übermittlung in die USA: Google kann die Daten auch in den USA verarbeiten. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; dafür besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ergänzend hat Google die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf den Seiten der Website oder auf der Seite Cookies & Speicher. Dabei löschen wir die Google-Cookies auf unserer Domain (_gcl_…), soweit dein Browser das zulässt; Cookies auf Domains von Google löschst du in deinem Browser, Einstellungen zu Werbung bei Google findest du unter myadcenter.google.com. Sendet dein Browser das Signal „Global Privacy Control“ (GPC), behandeln wir das wie eine Ablehnung, solange du nicht ausdrücklich zustimmst.

Speicherdauer: Deine Entscheidung (Zustimmung oder Ablehnung mit Zeitpunkt und Fassung des Hinweises) merken wir uns 12 Monate im lokalen Speicher deines Browsers (taskly_werbung), danach fragen wir erneut. Die Google-Cookies auf unserer Domain laufen nach höchstens 90 Tagen ab. Wie lange Google die übermittelten Daten speichert, legt Google fest; in unserem Google-Ads-Konto sehen wir nur zusammengefasste Zahlen.

12. Schriftarten und externe Inhalte

Alle Schriften, Skripte und Grafiken von Taskly werden von unserem eigenen Server geladen; eine Verbindung zu Google Fonts oder Analyse-Diensten Dritter findet nicht statt. Einzige Ausnahme ist der Google-Tag für Google Ads auf einzelnen öffentlichen Seiten der Website – und nur, wenn du eingewilligt hast (Abschnitt 11). In der App und auf den Seiten für Kundinnen und Kunden der Betriebe wird nie etwas von Dritten geladen.

13. Empfänger

Daten erhalten nur die oben genannten Dienstleister, die wir sorgfältig ausgewählt und nach Art. 28 DSGVO verpflichtet haben: Hosting, Speicherung und Besucherstatistik (Cloudflare), E-Mail-Versand (IONOS), SMS-Versand (seven.io) und – nur als Ausweichweg – Versand-Automatisierung (n8n). Nur mit deiner Einwilligung erhält außerdem Google Daten für das Conversion-Tracking von Google Ads (Abschnitt 11); Google handelt dabei nicht in unserem Auftrag, sondern als eigener Verantwortlicher. Darüber hinaus geben wir keine Daten zu Werbezwecken weiter und verkaufen keine Daten. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

14. Speicherdauer im Überblick

15. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Der Besucherstatistik kannst du auch automatisiert widersprechen, indem du in deinem Browser „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“ aktivierst (Art. 21 Abs. 5 DSGVO, Abschnitt 4). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3) – die Einwilligung in Google Ads zum Beispiel über „Cookie-Einstellungen“ (Abschnitt 11). Viele Rechte kannst du direkt in Taskly ausüben: Daten ändern, alle Daten exportieren und den Betrieb löschen. Ansonsten genügt eine E-Mail an info@trytaskly.com.

Bist du Kundin oder Kunde eines Betriebs, der Taskly nutzt, richte Anfragen zu deinen Auftragsdaten, deiner Unterschrift und deinen Einwilligungen bitte an diesen Betrieb (Abschnitt 8); wir unterstützen ihn dabei.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

16. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Ohne Name, E-Mail-Adresse und Passwort kann kein Konto angelegt werden; alle weiteren Angaben sind freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

17. Sicherheit

Wir schützen Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen, unter anderem verschlüsselter Übertragung (HTTPS/TLS), Passwort-Hashing (PBKDF2-SHA-256), Schutz vor Rate-Versuchen, strikter Trennung der Betriebe, Rollen und Rechten im Team, Einmal-Links, die nur als Hash gespeichert werden, Zwei-Faktor-Authentisierung und Protokollierung für administrative Zugänge sowie Sicherheits-Headern gegen Einschleusen fremder Inhalte. Eine Übersicht findest du in Anlage 1 des AVV.

18. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Taskly oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

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