PC- und Laptop-Reparatur: Aufträge digital annehmen

So läuft die Annahme eines Laptops mit Taskly

1. Kunde erfassen. Stammkunden findest du in der Kundenkartei, auch Firmenkunden mit Firmennamen. Neukunden tragen Name, Telefon und E-Mail auf Wunsch selbst ein: Sie scannen den QR-Code am Aufsteller, ohne App und in ihrer Sprache.
2. Gerät aufnehmen. Gerätetyp wählen, Hersteller und Modell eintippen, zum Beispiel „Lenovo ThinkPad T14“. Die Seriennummer musst du nicht abtippen: Fotografiere das Typenschild oder den Aufkleber, Taskly liest Modell und Seriennummer ab. Du kannst den Auftrag auch diktieren, etwa „Lenovo ThinkPad, startet nicht, 89 Euro, Anzahlung 20, fertig Donnerstag“. In beiden Fällen prüfst du die Werte, bevor du speicherst.
3. Zubehör abhaken. Netzteil, Tasche, Maus, Tastatur, Datenträger oder Kabel: Was mit abgegeben wurde, steht auf dem Auftrag. Bei der Abholung siehst du, was zurückgehört.
4. Datensicherung klären. Hat der Kunde selbst gesichert, soll die Werkstatt sichern, oder ist keine Sicherung nötig? Du wählst die Antwort aus, und sie steht auf dem Auftrag, den der Kunde unterschreibt.
5. Fehler und Zustand festhalten. Fehler antippen, von „Startet nicht“ bis „WLAN / Netzwerk“. Kratzer, Dellen oder ein gebrochenes Scharnier fotografierst du gleich bei der Annahme.
6. Kunde unterschreibt. Am Tablet oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy – praktisch, wenn am Tresen nur ein PC steht. Der Kunde liest deine Hinweise, entscheidet selbst über Nachrichten per E-Mail oder SMS und unterschreibt mit dem Finger. Danach bekommt er den Auftrag als Link per E-Mail, ein Ausdruck ist auf Wunsch möglich.
7. Teile, Fertigmeldung, Abholung. Fehlt ein Ersatzteil, setzt du es mit Auftragsbezug auf die Bestellliste. Im Verlauf, den der Kunde über seinen Link sieht, steht dann zum Beispiel „Ersatzteil bestellt – wir warten auf die Lieferung“, ohne Teilebezeichnung. Ein Tipp auf „Fertig“, und er bekommt Bescheid. Bei der Abholung trägst du die durchgeführten Arbeiten ein und erstellst auf Wunsch eine Rechnung aus dem Auftrag.

Diese Felder hat die Vorlage „Computer & IT“

Die Vorlage folgt dem Ablauf am Tresen: erst der Kunde, dann das Gerät mit Zubehör und Datensicherung, dann der Fehler. Pflichtfelder sind mit * markiert, alles andere kannst du leer lassen oder im Vorlagen-Baukasten ändern.

Der Hinweistext ist vorausgefüllt – mit der Bitte, die Daten vor der Abgabe zu sichern, einem Satz zur Haftung für Datenverlust („soweit gesetzlich zulässig“), einem Eigentumsvorbehalt bis zur Bezahlung und der Aufbewahrung nicht abgeholter Geräte für 6 Wochen. Das ist ein Formulierungsvorschlag, den du frei ändern kannst. Den Eigentumsvorbehalt solltest du ersetzen: Bei einer Reparatur gehört das Gerät ja schon dem Kunden, er passt deshalb meist nicht. Treffender ist etwa „Das reparierte Gerät geben wir erst nach vollständiger Bezahlung heraus.“ Wie weit ein Hinweis die Haftung tatsächlich begrenzt, hängt vom Einzelfall ab. Lass ihn bei Bedarf prüfen, etwa über deine Kammer oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt; Taskly ersetzt keine Rechtsberatung. Eine leere Vorlage zum Ausdrucken findest du unter Reparaturauftrag Vorlage.

Datensicherung: vor dem Eingriff klären, wer sichert

Bei einem Computer geht es selten nur um das Gerät, sondern fast immer um die Daten darauf. Deshalb gehört die Frage nach der Datensicherung an den Anfang, nicht ans Ende der Reparatur.

• Kunde hat selbst gesichert: Die Angabe steht mit seiner Unterschrift auf dem Auftrag.
• Sicherung durch uns gewünscht: Sprich den Aufwand vorher ab und trag den vereinbarten Preis in den Auftrag ein. So gibt es bei der Abholung keine Überraschung.
• Keine Sicherung nötig: etwa wenn auf dem Gerät keine wichtigen Daten liegen. Auch diese Angabe bestätigt der Kunde mit seiner Unterschrift.
• Verschlüsselte Laufwerke: Ist ein Laufwerk zum Beispiel mit BitLocker verschlüsselt, kann Windows nach einem Hardware-Tausch den Wiederherstellungsschlüssel verlangen. Frag vorher, ob der Kunde ihn hat. Ein eigenes Feld dafür ergänzt du im Vorlagen-Baukasten.

Geht es um die Rettung von Daten selbst, wählst du bei den Fehlerangaben „Datenrettung“ und beschreibst unter „Sonstige Fehler“, welche Dateien wichtig sind.

Datenschutz bei Passwörtern

Ein Passwort ist kein gewöhnliches Auftragsdetail: Wer es kennt, kommt an E-Mails und Fotos des Kunden, bei Firmenkunden auch an Firmendaten. Für viele Arbeiten, etwa einen Display- oder Akkutausch, brauchst du es gar nicht. So gehst du sparsam damit um, und so geht Taskly damit um:

• Nur fragen, wenn nötig. Das Feld „Passwort / PIN“ ist freiwillig. Trag es nur ein, wenn du dich zum Reparieren oder Testen anmelden musst.
• Lieber ein vorübergehendes Passwort. Bitte den Kunden, vor der Abgabe ein vorübergehendes Passwort zu setzen oder ein eigenes Benutzerkonto für die Werkstatt anzulegen und es nach der Abholung wieder zu ändern.
• Verdeckt für den Kunden. Im Link für den Kunden und auf dessen Ausdruck erscheint das Passwort nur als ••••. Unterschreibt der Kunde auf seinem eigenen Handy, sieht er auch dort nur ••••.
• Lesbar für dein Team und auf dem Ausdruck aus der App. Im Auftrag und auf dem Ausdruck, den du in Taskly druckst, steht das Passwort im Klartext, damit ihr damit arbeiten könnt. Leg Ausdrucke mit Passwort deshalb nicht offen auf den Tresen.
• Nach der Reparatur löschen. Leere das Feld und speichere, sobald du das Passwort nicht mehr brauchst, spätestens bevor du den Auftrag auf „Abgeholt“ setzt.
• Daten in der EU. Datenbank und Dateien liegen in der EU. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Registrierung.
• KI ohne Speicherung. Fotos vom Typenschild und Sprachaufnahmen für das Diktat werden nur zur Erkennung verarbeitet und nicht gespeichert.

Für IT-Service mit Firmenkunden

Wer neben der Werkstatt Firmenkunden betreut, legt sie mit Firmennamen und Ansprechpartner in der Kundenkartei an und sieht dort alle Aufträge eines Kunden auf einen Blick. Gesucht wird nach Name, Firma, Auftragsnummer oder Seriennummer. Für Einsätze beim Kunden ergänzt du im Vorlagen-Baukasten Felder für Beginn, Ende und eine Positionsliste für Material und Arbeitszeit. Auf Papier passt dafür die Arbeitszettel Vorlage.

Wartungsverträge und Software-Abos deiner Kunden legst du unter „Verträge“ mit Laufzeit und Kündigungsfrist ab. Taskly rechnet die Fristen aus und erinnert dich rechtzeitig per E-Mail, bevor ein Vertrag ausläuft.

Was Taskly kostet

Für PC-Werkstätten gilt dasselbe wie für alle Betriebe: Taskly ist derzeit kostenlos, mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Ein kostenloses Konto wird nie automatisch kostenpflichtig. Je Betrieb stehen 2 GB Speicher zur Verfügung, eine einzelne Datei darf bis zu 25 MB groß sein. SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe. Alle Details zu Preisen und Grenzen

Was Taskly nicht ist

Taskly ersetzt den Papier-Reparaturauftrag am Tresen und alles, was daran hängt. Fernwartung, Monitoring von Kundennetzwerken, Inventarisierung, Lizenzverwaltung oder einen Helpdesk mit eigenem E-Mail-Postfach bringt Taskly nicht mit, ebenso wenig eine Kasse oder eine Warenwirtschaft mit Lagerbestand. Betreust du ganze Firmennetzwerke, ist eine spezialisierte IT-Service-Software die bessere Wahl. Für Zahlungen nutzt du dein Kassensystem weiter oder erstellst in Taskly eine einfache Rechnung aus dem Auftrag.

Häufige Fragen von PC-Werkstätten

Stand: 16.10.2026 · Taskly, Daniel Erochok, Iserlohn