Kurz gesagt
- Für wen: kleine freie Kfz-Werkstätten, die Aufträge heute auf dem Auftragsblock mit Durchschlag oder in der Auftragstasche führen.
- Was: digitaler Werkstattauftrag mit Fahrzeugdaten, Beanstandung, Vorschäden mit Fotos, Kostenvoranschlag, Freigabebetrag und Unterschrift des Auftraggebers – dazu Status bis zur Abholung, Kundenkartei und Rechnung aus dem Auftrag.
- Geräte: Tablet, Handy oder PC mit Browser – keine Installation.
- Preis: derzeit kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Abo.
- Nicht dabei: kein Dealer-Management-System (DMS), kein Teilekatalog, keine Arbeitswert-Datenbank, keine Kasse.
So läuft die Fahrzeugannahme mit Taskly
Ob am Annahmetresen oder bei der Direktannahme am Fahrzeug: Die Schritte sind dieselben wie auf dem Papierblock – nur ohne Abschreiben und ohne Handschrift, die später keiner lesen kann.
- Kunde aufnehmen. Bei Stammkunden startest du den Auftrag aus der Kundenkartei; die Kontaktdaten stehen dann schon drin. Neue Kunden können ihre Kontaktdaten auf Wunsch selbst eintragen: QR-Code am Tresen scannen, Formular auf dem eigenen Handy ausfüllen, fertig.
- Fahrzeug erfassen. Fotografiere den Fahrzeugschein mit „Foto statt Abtippen“ – Taskly übernimmt, was eindeutig darauf steht, etwa Kennzeichen, FIN sowie Hersteller und Modell. Dann Kilometerstand eintippen, Tankfüllung von „Reserve“ bis „Voll“ wählen und die Fälligkeit von HU/AU notieren.
- Arbeiten und Beanstandung. Arbeiten antippen – Inspektion, Ölwechsel, Bremsen, Reifenwechsel und weitere. Was der Kunde schildert, etwa „quietscht beim Bremsen vorne links“, kommt ins Feld „Kundenwunsch / Beanstandung“. Statt zu tippen, kannst du den Auftrag auch diktieren; Taskly füllt die erkannten Felder vor, du prüfst sie.
- Vorschäden festhalten. Beim Rundgang ums Fahrzeug Kratzer, Dellen oder Steinschläge unter „Vorschäden bei Annahme“ notieren und fotografieren. Fotografierst du lieber mit dem Handy, nimmst du „Fotos vom Handy“: QR-Code im Formular scannen, rund ums Fahrzeug fotografieren – die Bilder erscheinen sofort im offenen Auftrag.
- Kostenvoranschlag und Freigabe. Betrag des Kostenvoranschlags, eine eventuelle Anzahlung und den Fertig-Termin eintragen. Im Feld „Freigabe ohne Rückfrage bis“ hältst du fest, bis zu welchem Betrag ihr ohne Anruf weiterarbeiten dürft.
- Unterschrift des Auftraggebers. Der Kunde unterschreibt mit dem Finger am Tablet – oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy. Dort sieht er die Angaben und den Hinweistext, bestätigt beides mit einem Haken, entscheidet selbst, ob er Nachrichten per E-Mail oder SMS bekommen möchte, und unterschreibt.
- Ausdruck und Kopie. Taskly vergibt die Auftragsnummer, druckt den Werkstattauftrag auf Wunsch gleich auf A4 aus – zum Beispiel für die Auftragstasche – und schickt dem Kunden, wenn er eine E-Mail-Adresse angegeben hat, einen Link zu seinem Auftrag.
- In Arbeit, fertig, abgeholt. Der Status wandert von „Angenommen“ über „In Arbeit“ zu „Fertig“. Fehlt ein Teil, setzt du es mit Auftragsbezug auf die Bestellliste. Ein Tipp auf „Fertig“, und der Kunde bekommt per E-Mail Bescheid, dass er sein Fahrzeug abholen kann. Aus den Positionen unter „Teile & Arbeitswerte“ erstellst du die Rechnung; Kunde, Positionen und Anzahlung werden übernommen.
Diese Felder hat der Werkstattauftrag
Die Vorlage „Kfz-Werkstatt“ ist aufgebaut wie ein klassischer Werkstattauftrag auf Papier. Pflicht sind nur vier Angaben, mit * markiert: Nachname, Telefon, Kennzeichen und die Unterschrift des Auftraggebers. Alles andere füllst du nach Bedarf aus.
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Kunde | Anrede, Vorname, Nachname*, Firma, Anschrift, Telefon*, E-Mail |
| Fahrzeug | Kennzeichen*, Hersteller / Modell, FIN (Fahrgestellnummer), Kilometerstand, Tankfüllung (Reserve, 1/4, 1/2, 3/4, Voll), HU/AU fällig (Monat/Jahr) |
| Arbeiten | zum Antippen: Inspektion, Ölwechsel, Bremsen, Reifenwechsel, HU / AU, Klimaservice, Fehlerspeicher auslesen, Auspuff, Kupplung, Zahnriemen, Batterie, Elektrik – dazu ein Feld für weitere Angaben |
| Fahrzeugannahme | Kundenwunsch / Beanstandung, Vorschäden bei Annahme |
| Fotos | Fotos bei Annahme |
| Auftrag | Kostenvoranschlag, Anzahlung, Fertig bis, Angenommen von (füllt sich selbst), Freigabe ohne Rückfrage bis, Tag der Annahme (füllt sich selbst), Durchgeführte Arbeiten |
| Teile & Arbeitswerte | Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis; die Summe rechnet Taskly |
| Unterschrift | Unterschrift des Auftraggebers* |
Fehlt dir etwas – etwa ein Haken „Altteile zurück“ oder ein Feld für den Ersatzwagen –, ergänzt du es im Vorlagen-Baukasten; Ausdruck und Kundenlink passen sich an. Die Suche findet Aufträge auch über Kennzeichen oder FIN. Für Papier gibt es den Werkstattauftrag Kfz als kostenlose Vorlage zum Ausdrucken oder als PDF, dazu weitere Vorlagen.
Freigabebetrag und Vorschäden: warum sie auf den Auftrag gehören
Freigabebetrag. Zeigt sich bei der Arbeit, dass mehr zu tun ist, muss die Werkstatt wissen, wie weit sie gehen darf. Steht auf dem unterschriebenen Auftrag „Freigabe ohne Rückfrage bis 300 €“, ist das geklärt – darüber hinaus rufst du an. So gibt es bei der Abholung weniger Überraschungen, und du musst nicht wegen jeder Kleinigkeit zum Telefon greifen.
Vorschäden. Ein Kratzer an der Stoßstange, ein Steinschlag in der Frontscheibe: Was bei der Annahme schon da war, steht mit Text und Foto im Auftrag, bevor jemand am Fahrzeug arbeitet. Den Text sieht der Kunde beim Unterschreiben. Die Fotos bleiben intern – im Link für den Kunden erscheinen sie nicht – und liegen am Auftrag, wenn später jemand fragt.
Der Hinweistext auf dem Werkstattauftrag
Unter den Angaben steht ein vorausgefüllter Hinweistext, den du frei ändern kannst. In der Vorlage lautet er:
„Mit der Unterschrift erteilt der Auftraggeber den Auftrag zu den oben genannten Arbeiten. Probe- und Überführungsfahrten sind gestattet. Arbeiten über den Freigabebetrag hinaus erfolgen nur nach Rücksprache. Das Fahrzeug bleibt bis zur vollständigen Bezahlung im Besitz der Werkstatt (Werkunternehmerpfandrecht).“
Das ist ein Formulierungsvorschlag, keine geprüfte Musterklausel. Passe ihn an deine Auftragsbedingungen an und lass ihn bei Bedarf rechtlich prüfen, etwa über deine Innung oder Kammer. Taskly ersetzt keine Rechtsberatung. Auf der Seite zum Unterschreiben, die es in acht Sprachen gibt – darunter Türkisch, Arabisch, Russisch und Ukrainisch –, erscheint der Hinweistext auf Deutsch.
Nach der Abholung: an die nächste Inspektion erinnern
In jedem Auftrag kannst du unter „Weitere Angaben“ die nächste Wartung oder Prüfung eintragen, etwa die nächste Inspektion oder die HU – als Datum oder mit einem Tipp auf „in 12 Monaten“ (auch 6 oder 24). Der Termin erscheint in deinem Kalender. Ist unter Einstellungen → Automationen die Wartungs-Erinnerung eingeschaltet, erinnert Taskly den Kunden rechtzeitig vorher, mit Link zur Online-Terminbuchung, falls du sie anbietest, sonst mit deiner Telefonnummer. Taskly schickt sie nur an Kunden, die auf dem eigenen Handy – beim Unterschreiben oder beim Check-in – Nachrichten per E-Mail oder SMS zugestimmt haben, und jede Erinnerung enthält einen Abmeldelink.
Wichtig: Die Wartungs-Erinnerung ist Werbung. Die Abfrage auf dem Kundenhandy fragt aber nur nach Nachrichten zum Auftrag – ob das für eine Erinnerung an die nächste Inspektion genügt, prüfst du selbst. Schalte sie nur ein, wenn du eine passende Einwilligung hast. Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung.
Steht ein fertiges Fahrzeug länger auf dem Hof, kann die Abhol-Erinnerung den Kunden bis zu dreimal anschreiben – ebenfalls unter Einstellungen → Automationen. Nachrichten gehen per E-Mail; SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe.
Datenschutz in der Werkstatt
- Der Link für den Kunden zeigt seinen Werkstattauftrag und den Stand der Arbeit, aber keine Fotos.
- Unterschreibt der Kunde auf dem eigenen Handy, entscheidet er dort selbst, ob er Nachrichten per E-Mail oder SMS bekommen möchte. Taskly speichert seine Wahl mit Zeitpunkt und Textfassung als Nachweis.
- Fotos und Sprachaufnahmen für die KI-Erfassung werden nur zur Erkennung verarbeitet und nicht gespeichert – außer du hängst ein Foto bewusst an den Auftrag.
- Datenbank und Dateien liegen in der EU. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Registrierung.
Was Taskly kostet
Taskly ist derzeit kostenlos – mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Ein kostenloses Konto wird nie automatisch kostenpflichtig. Grenzen: 2 GB Speicher je Betrieb und 25 MB je Datei. SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe; schreib uns, wenn du sie nutzen möchtest. Alle Details zu Preisen und Grenzen
Was Taskly nicht ist
Taskly ersetzt den Auftragsblock und die Auftragstasche – nicht die Werkstattsoftware. Ein Dealer-Management-System (DMS), Teilekataloge, eine Arbeitswert-Datenbank, eine Kasse oder Schnittstellen zu Herstellern, Teilehändlern oder Prüforganisationen bringt Taskly nicht mit. Brauchst du das alles in einem Programm, ist eine klassische Kfz-Werkstattsoftware, wie sie Vergleichsportale listen, die bessere Wahl. Taskly passt, wenn der Papierauftrag das Problem ist: Annahme, Unterschrift, Fotos, Status und eine einfache Rechnung. Wann der Durchschreibeblock trotzdem reicht, steht im Vergleich Durchschreibeblock oder Tablet? Alle Branchen-Vorlagen findest du unter Branchen.
Häufige Fragen von Kfz-Werkstätten
Kann ich den Fahrzeugschein abfotografieren, statt alles abzutippen?
Ja. Mit „Foto statt Abtippen“ fotografierst du den Fahrzeugschein, und Taskly trägt ein, was eindeutig darauf steht – etwa Kennzeichen, FIN sowie Hersteller und Modell. Prüfe die Werte vor dem Speichern. Das Foto dient nur der Erkennung und wird nicht gespeichert. Sitzt du am PC ohne Kamera, scannst du einen QR-Code und fotografierst mit dem Handy. Der KI-Helfer lässt sich pro Betrieb abschalten.
Ist die Unterschrift auf dem Tablet gültig?
Für einen Werkstattauftrag schreibt das Gesetz in der Regel keine bestimmte Form vor – er kann meist auch mündlich zustande kommen. Die Unterschrift mit dem Finger dient vor allem als Nachweis, dass der Kunde Auftrag, Freigabebetrag und Hinweise gesehen hat. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist sie nicht; wo ausnahmsweise die strenge Schriftform verlangt ist, genügt sie nicht. Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.
Kann ich den Werkstattauftrag für die Auftragstasche ausdrucken?
Ja. Auf Wunsch druckt Taskly den Auftrag gleich nach dem Speichern auf A4 aus – mit Annahmefotos und Unterschrift –, später jederzeit noch einmal aus der Auftragsansicht. Über den Druckdialog deines Geräts speicherst du ihn auch als PDF. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er zusätzlich einen Link zu seinem Auftrag.
Können mehrere Mitarbeiter mit Taskly arbeiten?
Ja. Inhaber und Mitarbeiter bekommen je einen eigenen Login; das ist im kostenlosen Konto enthalten. „Angenommen von“ füllt sich von selbst, und im Verlauf jedes Auftrags steht, wer wann etwas geändert hat.
Was bedeutet „Freigabe ohne Rückfrage bis“?
Dort steht der Betrag, bis zu dem die Werkstatt ohne Anruf weiterarbeiten darf – etwa wenn sich bei der Inspektion zeigt, dass die Bremsbeläge fällig sind. Der Betrag steht im Auftrag, den der Kunde unterschreibt, und der vorausgefüllte Hinweistext ergänzt: Arbeiten darüber hinaus nur nach Rücksprache. Ob ein Betrag überschritten ist, prüft Taskly nicht automatisch – das behältst du im Blick.
Funktioniert Taskly auch in der Halle, wenn das WLAN schwach ist?
Zum Speichern braucht Taskly eine Internetverbindung. Bricht sie ab, meldet das Formular „Nicht gespeichert“ und bleibt ausgefüllt stehen. Einen neuen Auftrag hält Taskly zusätzlich als Entwurf auf dem Gerät fest und bietet ihn nach einem Neuladen wieder an. Sobald die Verbindung zurück ist, speicherst du noch einmal.
Kann ich Teile und Arbeitswerte aus einem Katalog übernehmen?
Nein. Taskly hat keinen Teilekatalog und keine Arbeitswert-Datenbank. Teile und Arbeitswerte trägst du selbst als Positionen ein – mit Menge, Einheit (zum Beispiel „AW“ oder „Std.“) und Einzelpreis; Taskly rechnet die Summe. Aus diesen Positionen erstellst du später die Rechnung.
Was kostet Taskly für eine Kfz-Werkstatt?
Derzeit nichts – alle Funktionen sind kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Grenzen und Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.
Probier es mit dem nächsten Fahrzeug.
Konto anlegen, Branche „Kfz-Werkstatt“ wählen und den nächsten Wagen digital annehmen – kostenlos und ohne Kreditkarte. Fragen vorab? Schreib an info@trytaskly.com oder ruf an: 0157 36400491.
Stand: 16.10.2026 · Taskly, Daniel Erochok, Iserlohn