Arbeitszettel herunterladen – kostenlos, ohne Anmeldung
Eine A4-Seite für den Tresen und den Einsatz beim Kunden. Oben der Auftrag: Auftraggeber, Einsatzort, was zu tun ist, Termin, Preis und Anzahlung. Unten die Ausführung: Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Pause, ausgeführte Arbeiten, Material und Leistungen. Dazu je eine Unterschrift für den Auftrag und für die erledigte Arbeit.
Den Vordruck kannst du im Browser ausdrucken oder als PDF speichern. Du darfst ihn für deinen Betrieb verwenden, anpassen und mit deinem Stempel oder Logo drucken.
Arbeitszettel oder Auftragszettel: Was ist der Unterschied?
Fest definiert sind die beiden Begriffe nicht, und im Alltag werden sie oft gleich verwendet – genauso wie Auftragsschein, Arbeitsauftrag oder Arbeitsnachweis. Meist meinen Betriebe aber zwei verschiedene Zeitpunkte:
| Merkmal | Auftragszettel | Arbeitszettel |
|---|---|---|
| Wann | bevor die Arbeit beginnt – bei der Annahme am Tresen oder beim Termin vor Ort | während oder nach der Arbeit |
| Was draufsteht | wer beauftragt, was zu tun ist, bis wann und zu welchem Preis oder Kostenrahmen | was tatsächlich gemacht wurde: Arbeitszeit, Material und Leistungen |
| Unterschrift des Kunden | erteilt den Auftrag | bestätigt Ausführung und Aufwand |
| Wozu er dient | Klarheit, was beauftragt ist – und was nicht | Nachweis der Arbeit und Grundlage der Rechnung |
In vielen kleinen Betrieben ist beides ein Blatt: oben der Auftrag, unten die Ausführung. So ist auch diese Vorlage aufgebaut. Brauchst du nur einen Teil, bleibt der andere leer – etwa wenn du einen kurzen Einsatz erst hinterher aufschreibst.
Die Vorlage ist für beide Orte gedacht, an denen Aufträge entstehen: für den Tresen, wenn ein Kunde etwas zur Reparatur oder Bearbeitung bringt, und für den Einsatz vor Ort, etwa bei einer Montage, einer kleinen Reparatur beim Kunden oder im Hausmeisterservice. Für Einsätze gibt es das Feld „Einsatzort (falls abweichend)“.
Diese Angaben gehören auf den Arbeitszettel
| Angabe | Wozu sie dient |
|---|---|
| Betrieb (Stempel), Auftragsnummer, Datum | Wer den Auftrag annimmt und wann. Die Nummer verbindet Arbeitszettel und Rechnung. |
| Auftraggeber: Name oder Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail | Für Rückfragen, die Nachricht, wenn die Arbeit erledigt ist, und die Rechnung. |
| Einsatzort, falls abweichend | Wenn nicht an der Anschrift des Auftraggebers gearbeitet wird – zum Beispiel in einer vermieteten Wohnung oder an einem zweiten Standort. |
| Auftrag und Beschreibung | Was zu tun ist und woran, etwa „Türschloss Hintereingang tauschen“ oder „Rasenmäher springt nicht an“. Je genauer, desto weniger Streit darüber, was beauftragt war. |
| Termin, Preis oder Kostenrahmen, Anzahlung | Was abgesprochen ist: bis wann, zu welchem Preis und was schon bezahlt ist. |
| Unterschrift „Auftrag erteilt“, Angenommen von | Der Kunde bestätigt den Auftrag; „Angenommen von“ zeigt, wer im Team ihn angenommen hat. |
| Arbeitszeit: Datum, Beginn, Ende, Pause, ausgeführt von | Belegt den Zeitaufwand – wichtig, wenn du nach Aufwand abrechnest. Mehrere Zeilen, falls die Arbeit über mehrere Tage geht oder mehrere Leute daran arbeiten. |
| Ausgeführte Arbeiten | Was tatsächlich gemacht wurde – auch, wenn es vom Auftrag abweicht. |
| Material und Leistungen: Menge, Einheit, Einzelpreis | Was verbaut oder verbraucht wurde, dazu Pauschalen wie eine Anfahrt. Daraus entsteht die Rechnung. |
| Fotos | Zustand vorher und nachher. Auf Papier steht nur der Vermerk, dass Fotos gemacht wurden – die Bilder selbst liegen woanders. |
| Unterschrift „Ausführung bestätigt“, ausgeführt von | Der Kunde bestätigt die Arbeiten sowie Zeit- und Materialaufwand. Das ist dein Nachweis, wenn die Rechnung später angezweifelt wird. |
Eine Rechnung ersetzt der Arbeitszettel nicht – er ist die Grundlage dafür. Welche Pflichtangaben eine Rechnung braucht, regelt § 14 Umsatzsteuergesetz. Die Hinweise auf dem Vordruck sind ein Formulierungsvorschlag und keine Rechtsberatung. Passe sie an deinen Betrieb an und lass sie bei Bedarf prüfen, etwa über deine Kammer oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt.
Arbeitszettel mit Durchschlag – oder Kopie per E-Mail?
Viele Betriebe nutzen Arbeitszettel als Durchschreibesatz: Das Original bleibt im Betrieb, der Kunde bekommt den Durchschlag. Die Vorlage hier ist ein normales A4-Blatt, kein Durchschreibesatz. Für eine Kopie druckst du zwei Exemplare aus, kopierst das unterschriebene Blatt oder fotografierst es. Brauchst du echte Durchschreibesätze, kannst du den Aufbau als Muster für deine Druckerei verwenden.
Digital fällt der Durchschlag weg. In Taskly unterschreibt der Kunde mit dem Finger am Tablet oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy. Hat er eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er den Arbeitszettel als Link per E-Mail und kann ihn dort ansehen, ausdrucken oder als PDF speichern. Fotos stehen in diesem Link nicht, sie bleiben intern. Du behältst den Arbeitszettel in Taskly und druckst ihn bei Bedarf auf A4 aus.
Was Durchschreibeblock und Tablet im Alltag kosten und wann Papier die bessere Wahl bleibt, steht im Vergleich Durchschreibeblock oder Tablet?
Der allgemeine Arbeitszettel in Taskly
In Taskly heißt diese Vorlage „Allgemeiner Arbeitszettel“; auf dem Ausdruck steht „Arbeitszettel“ mit dem Untertitel „Auftrag · Arbeitsnachweis“. Sie ist für jeden Betrieb gedacht und enthält diese Felder (Pflichtfelder mit *):
| Bereich | Felder |
|---|---|
| Kunde | Anrede, Vorname, Nachname*, Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail |
| Auftrag | Auftrag / Objekt*, Beschreibung, Preis, Anzahlung, Termin, Angenommen von (füllt sich selbst), Tag der Annahme (heute vorausgefüllt), Durchgeführte Arbeiten |
| Arbeitszeit | Datum (heute vorausgefüllt), Beginn, Ende, Pause (Minuten), Ausgeführt von (füllt sich selbst) |
| Material & Leistungen | Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis – die Summe rechnet Taskly |
| Fotos | Fotos – am Tablet aufgenommen oder per QR-Code mit dem Handy |
| Unterschrift | Unterschrift des Kunden* – mit dem Finger am Tablet oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy |
Pflicht sind nur die Felder Nachname, Auftrag / Objekt und Unterschrift des Kunden – alles andere kann leer bleiben. Der Hinweistext ist vorausgefüllt – „Mit der Unterschrift bestätigt der Auftraggeber die Ausführung der aufgeführten Arbeiten sowie den angegebenen Zeit- und Materialaufwand.“ – und lässt sich ändern. Fehlt dir ein Feld, etwa der Einsatzort, ergänzt du es im Vorlagen-Baukasten oder kombinierst die Vorlage mit einer anderen.
So läuft ein Arbeitszettel in Taskly
- Anlegen. Vorlage wählen, Kunde und Auftrag eintragen – per Tastatur oder Diktat. Für Stammkunden startest du den Arbeitszettel direkt aus der Kundenkartei; die Kontaktdaten sind dann schon eingetragen.
- Arbeiten. Arbeitszeit, Material und Leistungen eintragen, Fotos am Tablet aufnehmen oder per QR-Code mit dem Handy. Die Summe der Positionen rechnet Taskly.
- Unterschreiben. Der Kunde unterschreibt mit dem Finger – auf deinem Tablet oder Handy oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy.
- Kopie. Hat der Kunde eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er den Arbeitszettel als Link per E-Mail. Für deine Ablage druckst du ihn auf A4 aus oder speicherst ihn als PDF.
- Fertig und Rechnung. Ein Tipp auf „Fertig“, und der Kunde bekommt Bescheid – per E-Mail; SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe. Aus dem Auftrag erstellst du eine Rechnung: Die Positionen werden übernommen, die Anzahlung als schon bezahlt.
Was der Kunde beim Unterschreiben sieht und was Taskly dazu speichert, erklärt die Seite Kundenunterschrift am Tablet oder auf dem Kundenhandy.
Taskly ist derzeit kostenlos – mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Grenzen: 2 GB Speicher je Betrieb und 25 MB je Datei. Einzelheiten stehen unter Preise.
Was Taskly nicht ist
Taskly ersetzt den Papier-Arbeitszettel und alles, was daran hängt: Auftrag, Unterschrift, Fotos, Status, Kopie für den Kunden und die Rechnung aus dem Auftrag. Eine Zeiterfassung für die Lohnabrechnung, eine Projekt- oder Baustellenverwaltung, eine Kasse oder eine Warenwirtschaft bringt Taskly nicht mit – und für Kfz-Werkstätten auch kein Dealer-Management-System mit Teilekatalog. Wer das alles in einem Programm braucht, ist mit einer Handwerker- oder Branchensoftware besser bedient.
Vorlagen für einzelne Branchen
Der allgemeine Arbeitszettel passt für fast jeden Auftrag. In manchen Branchen gehören aber weitere Angaben auf den Zettel:
- Reparatur am Tresen – Handy, Computer, Elektronik, Fahrrad, Uhren: Gegenstand, Serien- oder IMEI-Nummer, Zubehör und Zustand bei Annahme. Dafür gibt es die Vorlage Reparaturauftrag und für Handyläden den Handy-Reparaturauftrag.
- Kfz-Werkstatt – Kennzeichen, FIN, Kilometerstand und Freigabebetrag gehören in den Werkstattauftrag für die Kfz-Werkstatt.
- Handwerk vor Ort – Elektro, Sanitär/Heizung/Klima, Maler, Tischlerei: In Taskly gibt es dafür Arbeitsnachweise mit Einsatzort, beim Elektriker etwa mit Messwerten, beim Maler mit Fläche und Farbton.
- Garten, Hausmeister und Reinigung – Leistungsnachweise mit Objekt und Leistungen zum Abhaken.
Alle 16 Vorlagen stehen unter Branchen. Für Handyläden gibt es außerdem die Seite Software für die Handy-Reparatur, für Kfz-Werkstätten Werkstattauftrag digital, für Fahrradwerkstätten Software für die Fahrradwerkstatt.
Häufige Fragen zum Arbeitszettel
Ist die Arbeitszettel-Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Das A4-Blatt mit den zwei Unterschriften – eine für den Auftrag, eine für die erledigte Arbeit – druckst du direkt aus dem Browser oder lädst es als PDF herunter, ohne Anmeldung. Verwenden, anpassen und mit Stempel oder Logo drucken ist erlaubt.
Gibt es den Arbeitszettel als Word- oder Excel-Datei?
Nein, nur als Vordruck im Browser und als PDF. Die Tabellen für Arbeitszeit und Material sind zum Ausfüllen mit dem Stift gedacht. Wer lieber am Gerät rechnen lässt: In Taskly rechnet der Block für Material und Leistungen die Summe aus Menge und Einzelpreis selbst, und Felder änderst du im Vorlagen-Baukasten – ohne Word oder Excel.
Gibt es den Arbeitszettel auch mit Durchschlag?
Die Vorlage ist ein normales A4-Blatt, kein Durchschreibesatz. Für eine Kopie druckst du zwei Exemplare aus oder kopierst bzw. fotografierst das unterschriebene Blatt. In Taskly brauchst du keinen Durchschlag: Der Kunde bekommt den Arbeitszettel als Link per E-Mail und kann ihn dort ausdrucken oder als PDF speichern.
Muss der Kunde den Arbeitszettel unterschreiben?
Vorgeschrieben ist das in der Regel nicht – ein Auftrag kann auch mündlich zustande kommen. Die Unterschrift ist aber dein Nachweis: Sie zeigt, was beauftragt war und dass der Kunde Arbeitszeit und Material bestätigt hat. Gerade wenn du nach Aufwand abrechnest, hilft das, falls Stunden oder Material später angezweifelt werden. Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.
Darf der Kunde am Tablet oder Handy unterschreiben?
Ja, für Arbeits- und Auftragszettel ist meist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Gerade beim Einsatz vor Ort ist das praktisch: Der Kunde bestätigt Stunden und Material mit dem Finger auf deinem Handy oder Tablet, oder er scannt einen QR-Code und unterschreibt auf seinem eigenen. Wo ausnahmsweise die gesetzliche Schriftform verlangt ist, reicht das nicht. Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.
Wie lange muss ich Arbeitszettel aufbewahren?
Rechnest du nach Aufwand ab, ist der unterschriebene Arbeitszettel meist die Grundlage der Rechnung: Er belegt Stunden und Material. Dann hebst du ihn wie die Rechnung als Buchungsbeleg in der Regel acht Jahre auf (§ 147 Abgabenordnung). Dient er nur dazu, die Arbeit festzuhalten, lohnt es sich trotzdem, ihn zu behalten, solange der Kunde Mängel geltend machen kann – oft zwei Jahre ab Abnahme, bei Arbeiten an einem Bauwerk fünf Jahre (§ 634a BGB). Was für deine Zettel gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung; keine Rechtsberatung.
Kann ich den Arbeitszettel beim Kunden auf dem Handy ausfüllen?
Ja. Taskly läuft im Browser auf Handy, Tablet und PC – ohne Installation. Zum Speichern braucht Taskly eine Internetverbindung. Fällt sie aus, bleibt das Formular ausgefüllt stehen, und einen neuen Arbeitszettel merkt sich Taskly zusätzlich als Entwurf auf dem Gerät. Sobald die Verbindung zurück ist, speicherst du.
Was kostet die digitale Version?
Taskly ist derzeit kostenlos – mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Einzelheiten und Grenzen, etwa zum Speicherplatz, stehen auf der Seite Preise.
Lieber gleich digital?
Die Vorlage „Allgemeiner Arbeitszettel“ ist in Taskly fertig eingerichtet – mit Unterschrift am Tablet oder auf dem Kundenhandy, Fotos, Kopie per E-Mail und Rechnung aus dem Auftrag. Kostenlos und ohne Kreditkarte.
Stand: 16.10.2026 · Taskly, Daniel Erochok, Iserlohn