Werkstattauftrag herunterladen – kostenlos, ohne Anmeldung
Eine A4-Seite für die Fahrzeugannahme: Auftraggeber, Fahrzeug mit Kennzeichen, FIN, Kilometerstand und Tankfüllung, Arbeiten zum Ankreuzen, Beanstandung, Vorschäden mit Fahrzeugskizze, Kostenvoranschlag, Freigabebetrag, Probefahrt, Teile und Arbeitswerte, Hinweise und Unterschrift.
Den Vordruck kannst du im Browser ausdrucken oder als PDF speichern. Du darfst ihn für deine Werkstatt verwenden, anpassen und mit deinem Stempel oder Logo drucken.
Was ist ein Werkstattauftrag?
Ein Werkstattauftrag – je nach Betrieb auch Auftragsschein, Reparaturauftrag oder Arbeitsauftrag genannt – hält fest, was die Werkstatt an einem Fahrzeug tun soll und zu welchen Bedingungen. Er entsteht bei der Fahrzeugannahme, am Tresen oder direkt am Wagen, und begleitet das Fahrzeug bis zur Abholung. Manche Werkstätten nutzen ihn zugleich als Arbeitskarte für die Halle.
Rechtlich ist ein Werkstattauftrag in der Regel ein Werkvertrag nach § 631 BGB: Die Werkstatt schuldet die vereinbarte Arbeit am Fahrzeug, der Kunde die Vergütung. Eine bestimmte Form verlangt das Gesetz dafür meist nicht – auch ein Auftrag am Telefon kann wirksam sein. Der schriftliche Werkstattauftrag mit Unterschrift ist deshalb vor allem ein Beweismittel: Er zeigt, welche Arbeiten beauftragt waren, bis zu welchem Betrag, und in welchem Zustand das Fahrzeug ankam. Diese Einordnung ist allgemein gehalten und keine Rechtsberatung.
Diese Angaben gehören auf den Werkstattauftrag
| Angabe | Wozu sie dient |
|---|---|
| Werkstatt (Stempel), Auftragsnummer, Datum der Annahme | Wer den Auftrag annimmt und wann. Die Nummer verbindet Auftrag, Schlüssel und Rechnung. |
| Auftraggeber: Name oder Firma, Anschrift, Telefon, E-Mail | Für Rückfragen, die Freigabe zusätzlicher Arbeiten und die Nachricht, dass der Wagen fertig ist. Die Anschrift brauchst du für die Rechnung. |
| Fahrzeug: Kennzeichen, Hersteller und Modell, FIN | Eindeutige Zuordnung. Die Fahrzeug-Identifizierungsnummer (FIN, meist 17 Zeichen) steht im Fahrzeugschein im Feld E und bleibt, anders als das Kennzeichen, immer gleich. |
| Kilometerstand und Tankfüllung bei Annahme | Halten fest, wie das Fahrzeug abgegeben wurde – hilfreich, wenn später nach gefahrenen Kilometern oder dem Tankinhalt gefragt wird. |
| HU/AU fällig | Erinnert Kunde und Werkstatt an die nächste Hauptuntersuchung und kann gleich Anlass für den nächsten Termin sein. |
| Abgegebene Schlüssel und Papiere | Schlüssel, Fahrzeugschein, Serviceheft, Radschloss-Adapter: Was abgegeben wurde, muss vollständig zurück. |
| Arbeiten und Kundenwunsch bzw. Beanstandung | Legt den Umfang fest – etwa „Inspektion nach Herstellervorgabe“ oder „Geräusch beim Bremsen vorne links prüfen“. Je genauer, desto weniger Streit darüber, was beauftragt war. |
| Vorschäden bei Annahme | Kratzer, Dellen und Steinschläge, die schon da waren – mit Skizze oder Foto, bevor jemand am Fahrzeug arbeitet. |
| Kostenvoranschlag und Freigabebetrag | Der Kostenrahmen und die Grenze, bis zu der ohne Rückfrage gearbeitet werden darf. Mehr dazu im nächsten Abschnitt. |
| Probe- und Überführungsfahrten | Ob die Werkstatt den Wagen für eine Probefahrt oder etwa zur Prüfstelle bewegen darf. |
| Altteile | Ob ausgebaute Teile dem Kunden mitgegeben oder entsorgt werden. |
| Fertig bis, Anzahlung | Ein Termin für den Kunden und für die Planung in der Werkstatt; dazu der Nachweis, was schon bezahlt ist. |
| Teile und Arbeitswerte | Was verbaut wurde und welche Arbeitszeit anfällt – die Grundlage der Rechnung. Arbeitswerte (AW) sind Zeiteinheiten, deren Länge je nach Hersteller oder Werkstatt unterschiedlich festgelegt ist. |
| Hinweise der Werkstatt | Zum Beispiel: Rücksprache über dem Freigabebetrag, Werkunternehmerpfandrecht, Wertsachen aus dem Fahrzeug nehmen. |
| Unterschrift des Auftraggebers mit Datum, „Angenommen von“ | Die Unterschrift bestätigt Auftrag, Freigabebetrag und Hinweise. „Angenommen von“ zeigt, wer im Team den Wagen angenommen hat. |
Die Hinweise auf dem Vordruck sind ein Formulierungsvorschlag und keine Rechtsberatung. Lass sie für deine Werkstatt prüfen, etwa über deine Innung, die Handwerkskammer oder eine Anwältin bzw. einen Anwalt.
Freigabebetrag, Probefahrt und Pfandrecht
Freigabebetrag. Zeigt sich bei der Arbeit, dass mehr zu tun ist als gedacht, braucht die Werkstatt eine Entscheidung des Kunden. Steht auf dem unterschriebenen Auftrag etwa „Freigabe ohne Rückfrage bis 250 €“, ist klar, wie weit ihr ohne Anruf gehen dürft – darüber wird gefragt. Das erspart Telefonate wegen Kleinigkeiten und Diskussionen bei der Abholung. Ist ein Kostenvoranschlag vereinbart und wird er voraussichtlich wesentlich überschritten, muss die Werkstatt den Kunden in der Regel unverzüglich informieren (§ 649 BGB).
Probe- und Überführungsfahrten. Für eine Probefahrt nach der Reparatur oder die Fahrt zur Prüfstelle bewegt die Werkstatt ein fremdes Fahrzeug. Ein Kreuz auf dem Auftrag zeigt später, dass diese Fahrten abgesprochen waren, und der notierte Kilometerstand bei Annahme, wie viel seitdem gefahren wurde.
Pfandrecht bis zur Bezahlung. Bis die Rechnung bezahlt ist, darf die Werkstatt ein repariertes Fahrzeug in der Regel zurückbehalten: Das Gesetz gibt ihr ein Pfandrecht an Sachen des Bestellers, die zur Reparatur in ihren Besitz gekommen sind (§ 647 BGB, Werkunternehmerpfandrecht). Gehört der Wagen nicht dem Auftraggeber, etwa bei Leasingfahrzeugen, ist die Lage schwieriger. Ein Hinweis auf dem Auftrag schafft Klarheit, ersetzt aber keine Rechtsberatung.
Fahrzeugannahme: Vorschäden vor der Arbeit festhalten
Was beim Abgeben schon da war, gehört auf den Auftrag, bevor jemand am Fahrzeug arbeitet: der Kratzer an der Stoßstange, die Delle in der Fahrertür, der Steinschlag in der Frontscheibe, die Felge mit Bordsteinkontakt. Am besten gehst du mit dem Kunden einmal ums Fahrzeug, bevor er unterschreibt. So seht ihr beide dasselbe, und bei der Abholung gibt es weniger Streit darüber, ob ein Schaden neu ist.
Auf dem Vordruck kreuzt du die Stelle in der Fahrzeugskizze an und beschreibst den Schaden in Stichworten, zum Beispiel „Kratzer Stoßstange hinten links, ca. 10 cm“. Fotos sind noch eindeutiger. Auf Papier liegen sie aber getrennt vom Auftrag – auf dem Handy eines Mitarbeiters oder in einem Ordner am PC – und sind später schwer zu finden.
In Taskly gehören die Fotos zum Auftrag: Der Werkstattauftrag hat einen eigenen Bereich „Fotos bei Annahme“. Du fotografierst am Tablet, oder du scannst einen QR-Code und fotografierst mit dem Handy – die Bilder erscheinen im offenen Auftrag. Die Fotos bleiben intern; im Link, den der Kunde bekommt, erscheinen sie nicht.
Papier oder digital?
| Bereich | Papier / Taskly |
|---|---|
| Fahrzeugdaten | Papier: aus dem Fahrzeugschein abschreiben Taskly: Fahrzeugschein fotografieren, Taskly trägt Kennzeichen, FIN, Hersteller und Modell ein – du prüfst die Werte |
| Vorschäden | Papier: Kreuz in der Skizze, Fotos getrennt vom Zettel Taskly: Text und Fotos direkt im Auftrag |
| Unterschrift | Papier: auf Papier Taskly: mit dem Finger am Tablet oder per QR-Code auf dem Handy des Kunden |
| Kopie für den Kunden | Papier: Durchschlag oder Kopie Taskly: Link per E-Mail, Ausdruck auf Wunsch |
| Auftragstasche | Papier: Zettel hineinstecken Taskly: Ausdruck auf A4 für die Tasche, der Auftrag bleibt digital gespeichert |
| Wiederfinden | Papier: Ordner nach Datum durchsuchen Taskly: Suche nach Kennzeichen, FIN, Name oder Auftragsnummer |
| Teile und Arbeitswerte | Papier: von Hand eintragen und zusammenrechnen Taskly: Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, die Summe rechnet Taskly; daraus erstellst du die Rechnung |
| Fertig melden | Papier: Kunden anrufen Taskly: ein Tipp auf „Fertig“, Nachricht per E-Mail; SMS auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe |
| Ohne Strom und Internet | Papier: funktioniert immer Taskly: braucht zum Speichern eine Internetverbindung |
| Kosten | Papier: Druck, Blöcke, Auftragstaschen, Ablage Taskly: derzeit kostenlos |
Für wen sich der Umstieg lohnt und für wen Papier reicht, steht im Vergleich Durchschreibeblock oder Tablet?
Was Taskly nicht ist
Taskly ist ein digitaler Arbeitszettel, keine komplette Werkstattsoftware. Es gibt kein Dealer-Management-System (DMS), keinen Teilekatalog, keine Arbeitswert-Datenbank, keine Kasse und keine Anbindung an Hersteller, Teilehändler oder Prüforganisationen. Teile und Arbeitswerte trägst du selbst als Positionen ein. Wer all das in einem Programm braucht, ist mit einer Kfz-Werkstattsoftware besser bedient. Taskly ist für Werkstätten gedacht, die den Papierauftrag loswerden wollen: Annahme, Unterschrift, Fotos, Status und Rechnung aus dem Auftrag.
Den Werkstattauftrag digital ausfüllen
- Kostenloses Konto anlegen und die Vorlage „Kfz-Werkstatt“ wählen. Sie enthält die wichtigsten Angaben dieses Vordrucks: Fahrzeug, Arbeiten, Beanstandung, Vorschäden, Kostenvoranschlag, Freigabebetrag, Teile und Arbeitswerte und die Unterschrift des Auftraggebers.
- Den Fahrzeugschein fotografieren („Foto statt Abtippen“): Taskly trägt ein, was eindeutig darauf steht, etwa Kennzeichen, FIN sowie Hersteller und Modell, und du prüfst die Werte. Den Kilometerstand tippst du ein, Tankfüllung und Arbeiten wählst du per Antippen – oder du diktierst die Angaben.
- Der Kunde unterschreibt mit dem Finger am Tablet oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy. Hat er eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommt er einen Link zu seinem Auftrag. Für die Auftragstasche druckst du den Werkstattauftrag auf A4 aus.
Zwei Unterschiede zum Vordruck: Probe- und Überführungsfahrten erlaubt die Taskly-Vorlage im vorausgefüllten Hinweistext, und für abgegebene Schlüssel und Papiere oder für Altteile gibt es dort kein eigenes Feld. Beides ergänzt du bei Bedarf im Vorlagen-Baukasten, zum Beispiel als Ja/Nein-Haken.
Wie die ganze Fahrzeugannahme mit Taskly abläuft – vom Foto des Fahrzeugscheins bis zur Nachricht, wenn der Wagen fertig ist –, steht auf der Seite Werkstattauftrag digital für die Kfz-Werkstatt.
Was der Kunde beim Unterschreiben sieht und was Taskly dazu speichert, erklärt die Seite Kundenunterschrift am Tablet oder auf dem Kundenhandy.
Für Reparaturen außerhalb der Kfz-Werkstatt gibt es den allgemeinen Reparaturauftrag als Vorlage. Alle Branchen-Vorlagen in Taskly findest du unter Branchen, was Taskly kostet, unter Preise.
Häufige Fragen zum Werkstattauftrag
Ist die Vorlage für den Werkstattauftrag kostenlos?
Ja – der ganze Werkstattauftrag mit Fahrzeugskizze für die Vorschäden und der Tabelle für Teile und Arbeitswerte, als Vordruck im Browser und als PDF. Anmelden musst du dich dafür nicht. Du darfst ihn für deine Werkstatt verwenden, anpassen und mit deinem Stempel oder Logo drucken.
Gibt es den Werkstattauftrag auch als Word-Datei?
Nein, eine Word-Datei gibt es nicht, nur den Vordruck im Browser und das PDF. Fehlt dir ein Feld, etwa ein Haken für den Ersatzwagen, legst du es digital in Taskly im Vorlagen-Baukasten an. Die Skizze brauchst du dort nicht: Vorschäden hältst du mit Text und Fotos direkt im Auftrag fest.
Ist ein Werkstattauftrag ohne Unterschrift gültig?
In der Regel ja. Ein Werkstattauftrag ist meist ein Werkvertrag, und den können Kunde und Werkstatt auch mündlich oder am Telefon schließen. Fehlt die Unterschrift, lässt sich im Streitfall aber schwerer belegen, welche Arbeiten beauftragt waren, welcher Freigabebetrag galt und welche Vorschäden schon da waren. Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.
Was bedeutet „Freigabe ohne Rückfrage bis“?
Das ist der Betrag, bis zu dem die Werkstatt ohne Anruf weiterarbeiten darf – zum Beispiel, wenn sich bei der Inspektion zeigt, dass die Bremsbeläge fällig sind. Kostet es mehr, fragt die Werkstatt vorher nach. Ist ein Kostenvoranschlag vereinbart und zeichnet sich ab, dass er wesentlich überschritten wird, muss die Werkstatt den Kunden in der Regel unverzüglich informieren (§ 649 BGB).
Darf ich für den Kostenvoranschlag Geld verlangen?
Nur, wenn das vorher vereinbart ist: Nach § 632 Abs. 3 BGB ist ein Kostenvoranschlag im Zweifel nicht zu vergüten. Soll zum Beispiel die Fehlersuche für den Kostenvoranschlag etwas kosten, schreib das mit Betrag auf den Werkstattauftrag und lass es unterschreiben. Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.
Wie lange muss ich Werkstattaufträge aufbewahren?
Die Rechnung über die Reparatur ist ein Buchungsbeleg und wird in der Regel acht Jahre aufbewahrt. Stützt sie sich auf den unterschriebenen Werkstattauftrag – etwa auf die Teile und Arbeitswerte darauf –, hebst du ihn am besten genauso lange auf (§ 147 Abgabenordnung). Unabhängig davon lohnt es sich, ihn mindestens so lange zu behalten, wie der Kunde Mängel an der Reparatur geltend machen kann – bei Arbeiten an einem Fahrzeug in der Regel zwei Jahre ab Abnahme (§ 634a BGB). Mehr zu den Fristen steht bei der Reparaturauftrag Vorlage; im Einzelfall hilft deine Steuerberatung. Keine Rechtsberatung.
Darf der Kunde den Werkstattauftrag am Tablet unterschreiben?
In der Regel ja. Für einen Werkstattauftrag verlangt das Gesetz meist keine bestimmte Form; die Unterschrift mit dem Finger belegt, dass der Kunde Arbeiten, Freigabebetrag und Hinweise gesehen hat – am Tablet am Annahmetresen oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy, etwa bei der Direktannahme am Fahrzeug. Anders ist es nur, wo ausnahmsweise die gesetzliche Schriftform gilt; dort genügt sie nicht. Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung.
Was kostet die digitale Version?
Taskly ist derzeit kostenlos – mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Einzelheiten und Grenzen, etwa zum Speicherplatz, stehen auf der Seite Preise.
Lieber gleich am Tablet annehmen?
Die Vorlage „Kfz-Werkstatt“ ist in Taskly fertig eingerichtet – mit Unterschrift am Tablet, Fotos der Vorschäden und einer Nachricht per E-Mail, wenn der Wagen fertig ist. Kostenlos und ohne Kreditkarte.
Stand: 16.10.2026 · Taskly, Daniel Erochok, Iserlohn