Kurz gesagt
Der Umstieg lohnt sich eher, wenn …
- du regelmäßig Aufträge annimmst oder mehrere Leute im Team Zettel schreiben,
- Zettel verloren gehen, schwer lesbar sind oder du oft alte Aufträge suchst,
- du Kunden anrufst, um ihnen zu sagen, dass ihr Gerät oder Auto fertig ist,
- du den Zustand bei der Annahme mit Fotos festhalten willst,
- am Tresen ohnehin ein Tablet, Handy oder PC mit Internet steht.
Papier reicht, wenn …
- du nur ab und zu einen Auftrag schreibst,
- es dort, wo du Aufträge annimmst, kein verlässliches Internet gibt,
- du für den Tresen kein Gerät anschaffen möchtest,
- fast jeder Kunde einen Zettel in die Hand will und du ohnehin alles ausdrucken würdest.
Brauchst du Kasse, Warenwirtschaft oder ein Werkstattsystem mit Teilekatalog in einem Programm, passt weder der Block noch Taskly – dann ist eine Branchensoftware mit genau diesen Funktionen die bessere Wahl.
Für die digitale Seite steht in diesem Vergleich Taskly – digitaler Arbeitszettel. Taskly ist eine webbasierte Software für digitale Arbeitszettel und Auftragsannahme in Werkstätten, Reparaturbetrieben und Handyläden. Kunden unterschreiben am Tablet oder auf dem eigenen Handy, den Arbeitszettel bekommen sie per E-Mail. Entwickelt in Iserlohn. Taskly ist derzeit kostenlos (Preise und Grenzen).
Diesen Vergleich hat der Anbieter von Taskly geschrieben. Wir haben versucht, beide Wege fair darzustellen. Fehlt dir ein Punkt oder siehst du etwas anders, schreib uns an info@trytaskly.com.
Durchschreibeblock und Tablet im Vergleich
| Loslegen | Papier: sofort, ohne Einarbeitung Taskly: Konto anlegen, Vorlage wählen, einmal ausprobieren |
|---|---|
| Ausfüllen | Papier: mit dem Stift, Felder wie vorgedruckt Taskly: tippen, ankreuzen, diktieren oder das Typenschild fotografieren; fehlende Pflichtfelder meldet Taskly beim Speichern |
| Lesbarkeit | Papier: hängt von der Handschrift ab Taskly: immer lesbar |
| Kopie für den Kunden | Papier: Durchschlag, sofort in der Hand Taskly: Link per E-Mail zum Ansehen, Speichern und Drucken; Ausdruck am Tresen auf Wunsch |
| Unterschrift | Papier: mit dem Kugelschreiber auf dem Block Taskly: mit dem Finger am Tablet oder per QR-Code auf dem Handy des Kunden |
| Zustand und Vorschäden | Papier: als Notiz auf dem Zettel; Fotos, wenn überhaupt, getrennt im Handy Taskly: Fotos direkt im Auftrag; sie bleiben intern und stehen nicht im Kundenlink |
| Codes und Passwörter | Papier: stehen, wenn notiert, lesbar auf dem Zettel Taskly: eigenes Feld; im Kundenlink und beim Unterschreiben nur verdeckt |
| Wo steht der Auftrag? | Papier: Ablagefach, Auftragstasche oder Wand Taskly: Liste mit Status – angenommen, in Arbeit, fertig, abgeholt –, für alle im Team sichtbar |
| Kunde informieren | Papier: anrufen oder schreiben Taskly: ein Tipp auf „Fertig“, der Kunde bekommt eine E-Mail; SMS auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe |
| Wiederfinden | Papier: Ordner durchblättern Taskly: Suche nach Name, Telefon, Auftragsnummer, Gerät oder Kennzeichen |
| Mehrere Mitarbeiter | Papier: ein Block für alle, Kürzel von Hand Taskly: eigener Login je Person; „Angenommen von“ füllt sich selbst |
| Rechnung | Papier: getrennt schreiben Taskly: auf Wunsch aus dem Auftrag erstellen |
| Ohne Strom und Internet | Papier: funktioniert immer Taskly: Speichern braucht Internet; das Formular bleibt bis dahin ausgefüllt |
| Laufende Kosten | Papier: Blöcke, Auftragstaschen, Ordner, Druck Taskly: derzeit kostenlos; Gerät und Internet nötig |
| Aufbewahren | Papier: Ordner, Platz im Regal Taskly: im Konto; Export als Datei, Aufträge zusätzlich als Excel-Tabelle |
Was kostet Papier, was kostet digital?
Preise für Auftragsblöcke nennen wir hier bewusst nicht: Sie hängen von Format, Zahl der Durchschläge, Druck mit Logo und Auflage ab. Am genauesten rechnest du mit deinen eigenen Zahlen – zum Beispiel mit den Rechnungen für Blöcke, Taschen und Ordner aus dem letzten Jahr. Diese Posten gehören in die Rechnung:
| Formulare | Papier: Durchschreibeblöcke oder Auftragssätze, mit Logo meist als eigener Druck Taskly: keine – die Vorlage steckt in Taskly |
|---|---|
| Auftragstaschen (Kfz) | Papier: eine Tasche oder Hülle je Auftrag Taskly: nur noch, wenn du Schlüssel oder Teile darin sammelst |
| Ablage | Papier: Ordner, Regal, Platz Taskly: für neue Aufträge keine |
| Gerät | Papier: keins Taskly: Tablet, Handy oder PC mit Browser – oft schon vorhanden, sonst eine einmalige Anschaffung |
| Internet | Papier: nicht nötig Taskly: am Tresen nötig, per WLAN oder mobilen Daten |
| Drucker | Papier: nicht nötig Taskly: nur, wenn du Ausdrucke willst |
| Software | Papier: keine Taskly: derzeit kostenlos, ohne Abo und ohne Kreditkarte |
| SMS an Kunden | Papier: von Hand über dein eigenes Handy Taskly: auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe; die Bedingungen besprechen wir direkt mit dir |
| Umstellung | Papier: keine Taskly: Zeit zum Einrichten und zum Eingewöhnen fürs Team |
Sollte Taskly einmal etwas kosten, kündigen wir das mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an. Ein kostenloses Konto wird nicht automatisch kostenpflichtig. Alles Weitere steht auf der Seite Preise.
Wie viel Zeit steckt im Zettel? Rechne selbst
Ob und wie viel Zeit ein digitaler Arbeitszettel spart, lässt sich nicht pauschal sagen: Es hängt davon ab, wie viele Aufträge du schreibst, wie viel auf deinem Zettel steht und wie oft du suchst oder nachtelefonierst. Gemessen haben wir das nicht. Stell deshalb alle Werte selbst ein – auch die Zeit mit Taskly ist eine Annahme.
Beispielrechnung, keine Messung und keine Garantie: Voreingestellt sind 2 Minuten pro Papierzettel und 0,5 Minuten mit Taskly – beides Annahmen. Stell deine eigenen Werte ein. Nicht eingerechnet: das Suchen im Ordner und Anrufe „ist fertig“ – ebenso wenig die Zeit fürs Einrichten und Eingewöhnen.
Stunden weniger pro Monat
Mit deinem Stundensatz entspricht das 1.575 € Arbeitszeit pro Jahr.
Durchschlag, Auftragstasche, Ordner: was aus den Gewohnheiten wird
Statt Durchschlag: die Kopie per Link
Beim Durchschreibeblock hat der Kunde seine Kopie sofort in der Hand. Mit Taskly bekommt er nach dem Speichern eine E-Mail mit einem Link zu seinem Arbeitszettel – zum Ansehen, Speichern und Drucken. Über denselben Link sieht er auch, wie weit sein Auftrag ist. Unterschreibt er per QR-Code auf seinem eigenen Handy, öffnet er den Arbeitszettel danach direkt dort. Wer lieber Papier möchte, bekommt einen Ausdruck – über jeden Drucker, den dein Gerät kennt.
Wie die Unterschrift am Tablet und auf dem Kundenhandy abläuft, steht unter Kundenunterschrift am Tablet oder Kundenhandy.
Auftragstaschen in der Kfz-Werkstatt
In der Kfz-Werkstatt wandert der Werkstattauftrag oft in einer Auftragstasche mit dem Schlüssel durch die Halle. Mit Taskly steht der Auftrag in der Liste, die jeder im Team auf Tablet, Handy oder PC sieht. Im Werkstattauftrag stehen Kennzeichen, Kilometerstand, Vorschäden, Fotos bei der Annahme und der Betrag, bis zu dem ohne Rückfrage gearbeitet werden darf. Wer die Tasche behalten will, druckt den Werkstattauftrag aus und steckt ihn wie bisher hinein. Für Schlüssel und Kleinteile brauchst du weiter eine Tasche, eine Tüte oder ein Schlüsselbrett – das ersetzt keine Software.
Mehr dazu: Werkstattauftrag digital für die Kfz-Werkstatt.
Statt Ordner: Suche und Export
Erledigte Papierzettel landen im Ordner. In Taskly bleiben die Aufträge im Konto und lassen sich nach Name, Telefon, Auftragsnummer, Gerät oder Kennzeichen suchen; in der Kundenkartei siehst du, welche Aufträge ein Kunde schon hatte. Alle Daten kannst du jederzeit als Datei exportieren, die Aufträge zusätzlich als Excel-Tabelle.
Ob und wie lange du Aufträge aufbewahren musst, hängt davon ab, wofür sie steuerlich dienen – das gilt für Papier und digital gleichermaßen. Kläre das am besten mit deiner Steuerberatung, bevor du alte Ordner entsorgst oder ein Konto löschst. Diese Hinweise sind keine Rechts- oder Steuerberatung.
Der Umstieg in fünf Schritten
- Vorlage wählen und anpassen. Konto anlegen und eine der 16 fertigen Vorlagen wählen – vom Reparaturschein bis zum Werkstattauftrag (alle Branchen). Fehlt ein Feld deines bisherigen Zettels, ergänzt du es im Vorlagen-Baukasten. Titel und Hinweistext änderst du selbst, zum Beispiel mit dem Text von deinem Papierblock.
- Gerät an den Tresen. Ein Tablet, Handy oder PC mit Browser genügt, eine Installation ist nicht nötig. Auf dem Home-Bildschirm abgelegt, startet Taskly wie eine App. Einen Drucker brauchst du nur, wenn du ausdrucken willst.
- Team einladen. Lade deine Mitarbeiter per E-Mail ein; jeder bekommt einen eigenen Login. „Angenommen von“ füllt sich dann von selbst.
- QR-Aufsteller drucken (optional). Für den Self-Check-in druckt Taskly einen A5-Aufsteller mit QR-Code. Kunden scannen ihn und tragen Name, Telefon und E-Mail selbst auf ihrem Handy ein – ohne App und ohne Buchstabieren am Tresen.
- Eine Woche parallel. Leg den Papierblock in der ersten Woche noch daneben – für den Fall, dass das Internet ausfällt oder es am Tresen voll wird. Danach reicht ein kleiner Vorrat an leeren Vordrucken als Reserve.
Wer beim Papier bleibt oder eine Reserve braucht, findet kostenlose Vordrucke zum Ausdrucken – ohne Anmeldung – unter Vorlagen: Reparaturauftrag, Werkstattauftrag Kfz, Arbeitszettel und Handy-Reparaturauftrag. Wie der digitale Ablauf in einem Handyladen aussieht, zeigt die Seite Software für die Handy-Reparatur.
Was Taskly nicht ist
Taskly ersetzt den Auftragsblock und alles, was daran hängt: Annahme, Unterschrift, Kopie für den Kunden, Status und Ablage. Eine Kasse, eine Warenwirtschaft mit Lagerbestand oder ein Werkstattsystem mit Teilekatalog und Arbeitswerten bringt Taskly nicht mit, und der Arbeitszettel ist kein Zahlungsbeleg. Für Zahlungen nutzt du dein Kassensystem weiter oder erstellst in Taskly eine einfache Rechnung.
Eine bestimmte Verfügbarkeit ist bei der kostenlosen Nutzung nicht zugesichert. Auch deshalb lohnt sich ein kleiner Vorrat an Papiervordrucken – Papier und Tablet schließen sich nicht aus.
Häufige Fragen zum Umstieg
Bekommt der Kunde ohne Durchschlag trotzdem eine Kopie?
Ja. Ist eine E-Mail-Adresse eingetragen, bekommt er nach dem Speichern einen Link zu seinem Arbeitszettel – zum Ansehen, Speichern und Drucken. Unterschreibt er per QR-Code auf seinem eigenen Handy, kann er den Arbeitszettel danach dort direkt öffnen. Wer lieber Papier in der Hand hat, bekommt einen Ausdruck.
Was passiert, wenn am Tresen das Internet ausfällt?
Zum Speichern braucht Taskly eine Verbindung. Fällt sie aus, meldet das Formular „Nicht gespeichert“ und bleibt ausgefüllt stehen. Einen neuen Arbeitszettel hält Taskly zusätzlich als Entwurf auf dem Gerät fest und bietet ihn nach einem Neuladen wieder an; Änderungen an einem schon gespeicherten Auftrag merkt sich Taskly so nicht. Sobald die Verbindung zurück ist, speicherst du. Für längere Ausfälle lohnt sich ein kleiner Vorrat an Papiervordrucken.
Kann ich weiter ausdrucken, etwa für die Auftragstasche?
Ja. Jeder Arbeitszettel lässt sich über jeden Drucker drucken, den dein Gerät kennt, oder als PDF speichern. Auf Wunsch druckt Taskly direkt nach dem Speichern.
Reicht die Unterschrift auf dem Tablet statt auf Papier?
Für Reparatur- und Werkstattaufträge schreibt das Gesetz in der Regel keine bestimmte Form vor. Die Unterschrift mit dem Finger dient dann als Nachweis, dass der Kunde den Auftrag erteilt und die Hinweise gelesen hat; Taskly speichert sie im Auftrag. Wo das Gesetz ausnahmsweise die strenge Schriftform verlangt, genügt sie nicht. Diese Information ist allgemein gehalten und keine Rechtsberatung.
Muss ich meine alten Papierzettel abtippen?
Nein. Du fängst mit dem nächsten Auftrag in Taskly an, die alten Zettel bleiben im Ordner. Kommt ein Kunde wieder, legt Taskly ihn beim ersten digitalen Auftrag in der Kundenkartei an. Ob und wie lange du die alten Zettel aufbewahren musst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Was kostet der Umstieg?
Taskly selbst ist derzeit kostenlos – ohne Kreditkarte und ohne Abo. Geld kostet der Umstieg nur, wenn du für den Tresen erst ein Tablet, ein Handy oder einen Drucker anschaffen musst. Grenzen und Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.
Komme ich wieder weg, wenn es nicht passt?
Ja. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Du kannst alle Daten als Datei exportieren, die Aufträge zusätzlich als Excel-Tabelle, und deinen Betrieb danach in den Einstellungen löschen. Den Papierblock kannst du jederzeit wieder aus der Schublade holen.
Können mehrere Mitarbeiter mit Taskly arbeiten?
Ja. Jeder bekommt einen eigenen Login und sieht dieselbe Auftragsliste mit Status. Wer einen Auftrag angenommen hat, trägt Taskly im Feld „Angenommen von“ selbst ein.
Probier es neben dem Block aus.
Konto anlegen, Vorlage wählen und die nächsten Aufträge parallel zum Papier digital annehmen – kostenlos und ohne Kreditkarte. Fragen vorab? Schreib an info@trytaskly.com oder ruf an: 0157 36400491.
Stand: 16.10.2026 · Taskly, Daniel Erochok, Iserlohn