Was Taskly kann – vom Arbeitszettel bis zur Rechnung

Hier steht, was Taskly heute kann – nicht, was irgendwann kommen soll.

Ausführlich erklärt

Zu diesen Funktionen gibt es eine eigene Seite – mit Ablauf Schritt für Schritt, Datenschutz, Grenzen und häufigen Fragen:

• Digitale UnterschriftDer Kunde unterschreibt mit dem Finger am Tablet oder per QR-Code auf dem eigenen Handy – dort mit Einwilligung für E-Mail und SMS.
• Self-Check-in per QR-CodeKunden scannen am Tresen einen QR-Code und tragen Name, Anschrift und Kontakt selbst ein – ohne App, in 8 Sprachen.
• Kunden benachrichtigenEin Tipp auf „Fertig“, und der Kunde bekommt Bescheid – per E-Mail, SMS auf Anfrage. Mit Statusseite, Einwilligung und Widerruf.
• KundenkarteiFüllt sich aus dem Arbeitszettel: Kontakt, Aufträge, Verträge, Rechnungen und Dateien eines Kunden auf einer Karte – Stammkunden erkennt Taskly an der Telefonnummer.
• Diktat und Foto statt AbtippenAuftrag einsprechen oder Typenschild, IMEI-Aufkleber, Fahrzeugschein bzw. Visitenkarte fotografieren: Taskly füllt die Felder vor, du prüfst. Audio und Foto werden nicht gespeichert.

So greifen die Funktionen ineinander

1. Annehmen. Der Kunde trägt seine Daten per Self-Check-in selbst ein, oder du erfasst den Auftrag – per Tastatur, Diktat oder Foto vom Typenschild. Hat er online einen Termin gebucht, wird daraus mit einem Tipp ein Arbeitszettel.
2. Unterschreiben. Der Kunde unterschreibt am Tablet oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy. Auf dem eigenen Handy wählt er dabei selbst, ob er Nachrichten per E-Mail oder SMS bekommen möchte.
3. Bestätigen. Taskly vergibt die Auftragsnummer, druckt auf Wunsch aus und schickt dem Kunden den Arbeitszettel als Link per E-Mail. Über den Link sieht er, wie weit sein Auftrag ist.
4. Bearbeiten. Status auf „In Reparatur“, fehlende Teile auf die Bestellliste, Fotos an den Auftrag.
5. Fertig melden. Ein Tipp auf „Fertig“, und der Kunde bekommt Bescheid, dass er abholen kann.
6. Abholen und abrechnen. Status „Abgeholt“, auf Wunsch die Rechnung aus dem Auftrag – die Anzahlung ist schon abgezogen.

Alle Funktionen im Überblick

Aufträge annehmen

• Arbeitszettel16 fertige Vorlagen – vom Reparaturschein bis zum Arbeitsnachweis (alle Branchen). Fehler und Arbeiten antippen, Preis, Anzahlung und „Fertig bis“ eintragen, Fotos anhängen, Priorität setzen. Auftragsnummer, Datum und „Angenommen von“ füllen sich selbst; Ausdruck oder PDF.
• Vorlagen-BaukastenEigene Blöcke hinzufügen – Textfelder, Ankreuzfelder, Datum, Beträge, Positionen, Fotos, Unterschrift, Hinweistexte – und Vorlagen kombinieren. Titel und Hinweistext änderst du selbst; Ausdruck und Kundenlink passen sich an.
• Self-Check-inDer Kunde scannt am Tresen einen QR-Code und trägt Name, Anschrift und Kontakt selbst auf seinem Handy ein – ohne App, in seiner Sprache, je nach Einstellung gleich mit Unterschrift. Einträge löscht Taskly spätestens nach 24 Stunden; übernommene Angaben stehen im Arbeitszettel.
• Diktat und Foto statt AbtippenAuftrag einsprechen oder Typenschild, IMEI-Aufkleber, Fahrzeugschein bzw. Visitenkarte fotografieren: Die KI füllt die Felder vor, du prüfst. Audio und Foto werden nicht gespeichert; der Helfer lässt sich pro Betrieb abschalten.
• Fotos vom HandyPer QR-Code lädst du – oder der Kunde, etwa von einem Schaden – Fotos mit dem eigenen Handy hoch. Sie erscheinen sofort im offenen Auftrag. Der Link gilt 30 Minuten.
• Online-TermineKunden buchen über deinen Link oder QR-Code selbst einen freien Termin – nach deinen Öffnungszeiten und Anliegen. Mit E-Mail-Adresse bekommen sie eine Bestätigung mit Link zum Absagen; aus dem Termin wird mit einem Tipp ein Arbeitszettel. Standardmäßig ausgeschaltet.

Mit dem Kunden

• Digitale UnterschriftDer Kunde unterschreibt mit dem Finger – am Tablet oder per QR-Code auf seinem eigenen Handy. Dort prüft er vorher die Angaben und liest deine Hinweise; Codes sieht er nur verdeckt. Der Link gilt 24 Stunden und nur für eine Unterschrift.
• Einwilligung für E-Mail und SMSAuf seinem Handy entscheidet der Kunde selbst, ob er Nachrichten per E-Mail oder SMS bekommen möchte. Taskly speichert die Wahl mit Zeitpunkt, Sprache und Textfassung. Dein Team kann nur einen Widerruf eintragen, keine Zustimmung.
• Nachricht an den KundenDen Arbeitszettel bekommt der Kunde als Link per E-Mail. Ein Tipp auf „Fertig“ schickt ihm die Nachricht, dass er abholen kann. SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe.
• Status zum NachschauenÜber den Link zu seinem Arbeitszettel sieht der Kunde jederzeit, wie weit sein Auftrag ist – ohne anzurufen. Fotos zeigt der Link nicht, Gerätecodes und Passwörter nur als ••••.
• ErinnerungenAuf Wunsch erinnert Taskly Kunden an fertige, nicht abgeholte Aufträge und an überfällige Rechnungen – über dieselben Wege wie die Nachricht „abholbereit“. Standardmäßig ausgeschaltet.

Im Betrieb organisieren

• KundenkarteiFüllt sich aus den Arbeitszetteln: Kontakt, Aufträge, Verträge, Rechnungen und Dateien eines Kunden an einem Ort. Wiederkehrende Kunden erkennt Taskly an der Telefonnummer.
• SucheEin Suchfeld für Aufträge, Kunden, Verträge, Rechnungen und Dateien – nach Name, Auftragsnummer, Telefonnummer, Kennzeichen oder Seriennummer.
• VerträgeLaufzeit und Kündigungsfrist eintragen: Taskly rechnet die Frist aus und erinnert dich per E-Mail, bevor sie abläuft. Mobilfunkverträge übernimmst du mit „Verträge aus Screenshot“ aus der Auftragsliste deines Händlerportals; das Bild dient nur zum Auslesen.
• RechnungenAus dem Auftrag mit einem Klick – Kunde, Preis und Anzahlung sind schon drin. Mit Umsatzsteuer oder als Kleinunternehmer nach § 19 UStG, fortlaufende Rechnungsnummer, drucken oder als PDF speichern.
• Kalender„Fertig bis“-Termine, Online-Termine, Kündigungsfristen, fällige Rechnungen und Wartungstermine im Monatsblick – dazu eigene Einträge, auf Wunsch mit Erinnerung.
• BestelllisteBenötigte Teile mit Auftragsbezug, Menge, Lieferant und „bestellen bis“; Stand offen, bestellt oder da.
• DateienPDFs und Fotos hochladen und dem Kunden, Auftrag oder Vertrag zuordnen. 2 GB Speicher je Betrieb, bis 25 MB je Datei.
• TeamEigener Login für jede Person, Rollen Inhaber, Verwaltung und Mitarbeiter. „Angenommen von“ füllt sich selbst; Zugänge sperrst du mit einem Klick.
• TagesbriefingJeden Morgen eine kurze E-Mail an Inhaber und Verwaltung: Fälliges, Fertiges, Überfälliges, Teile, Termine und Fristen – nur, wenn es etwas gibt. Pro Person abschaltbar.
• SprachenApp, Kundenseiten und E-Mails an Kunden in Deutsch, Englisch, Türkisch, Arabisch, Russisch, Ukrainisch, Französisch und Spanisch. Jede Person im Team wählt ihre Sprache; Kundenseiten und Nachrichten kommen in der Sprache, in der der Auftrag angelegt wurde, der Check-in lässt sich auf dem Kundenhandy umschalten.
• Export und LöschenArbeitszettel als Tabelle für Excel (CSV), alle Daten als Datei (JSON). Den Betrieb löschst du selbst in den Einstellungen.

Für welche Betriebe

Alle Funktionen stehen jedem Betrieb zur Verfügung – egal, mit welcher der 16 Vorlagen er arbeitet: Handyladen, Kfz- oder Fahrradwerkstatt, Elektronik- und Computer-Service, Uhren, Schneiderei, Schuh- und Schlüsseldienst oder Handwerk. Wie das im Alltag einer Branche aussieht, zeigen die Branchenseiten, zum Beispiel Software für die Handy-Reparatur. Lieber erst auf Papier? Unter Vorlagen gibt es den Reparaturauftrag als PDF zum Ausdrucken.

Daten und Sicherheit

• Datenbank und Dateien liegen in der EU. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Registrierung.
• Jeder Betrieb ist streng getrennt. Hineinschauen darf Taskly nur, wenn du um Hilfe bittest oder ein Fehler bzw. die Sicherheit es erfordert – nur lesend, höchstens eine Stunde lang und protokolliert. Inhaber und Verwaltung sehen jeden dieser Zugriffe in den Einstellungen.
• Einmal-Links für Unterschrift, Check-in und Fotos laufen ab und sind nur als Hash gespeichert. Fotos bleiben intern; Gerätecodes und Passwörter verlassen den Betrieb nur als ••••.
• Der Diskret-Modus macht Namen und Kontaktdaten auf dem Bildschirm unscharf – praktisch, wenn am Tresen jemand mitschaut.
• In der App gibt es kein Tracking und keine Werbung, und mit deinen Daten wird keine KI trainiert. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Was Taskly nicht ist

Taskly ersetzt den Papier-Arbeitszettel und alles, was daran hängt. Folgendes bringt Taskly bewusst nicht mit:

• Keine Kasse: Kassiert wird weiter über dein Kassensystem; der Arbeitszettel ist kein Zahlungsbeleg.
• Keine Warenwirtschaft: Die Bestellliste merkt sich, was für einen Auftrag fehlt – einen Lagerbestand führt sie nicht.
• Kein Kfz-Dealer-Management-System: keine Teilekataloge, keine Arbeitswerte, keine Anbindung an Hersteller.
• Keine Buchhaltung: Die Rechnungen sind einfache Rechnungen aus dem Auftrag; Buchhaltung und Steuer laufen weiter wie bisher.
• Keine qualifizierte elektronische Signatur: Die Unterschrift mit dem Finger ist ein Nachweis, ersetzt aber nicht die gesetzliche Schriftform, wo sie ausnahmsweise verlangt ist. Das ist keine Rechtsberatung.
• Kein Offline-Betrieb: Zum Speichern braucht Taskly eine Internetverbindung. Fällt sie aus, bleibt das ausgefüllte Formular stehen, bis du wieder speichern kannst.

Brauchst du Kasse, Lager und Werkstatt in einem Programm, ist eine spezialisierte Branchensoftware die bessere Wahl.

Was es kostet

Taskly ist derzeit kostenlos – mit allen Funktionen auf dieser Seite, ohne Kreditkarte und ohne Abo. Ein kostenloses Konto wird nie automatisch kostenpflichtig. SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe. Preise und Grenzen im Detail

Häufige Fragen zu den Funktionen

Stand: 16.10.2026 · Taskly, Daniel Erochok, Iserlohn