En resumen
- Para quiénTalleres, servicios de reparación, tiendas de móviles y otros comercios en los que los clientes dejan algo o firman contratos.
- Cómo se creasolo, al guardar una hoja de trabajo con nombre y teléfono o correo; además, con el autorregistro, las citas en línea, «Contratos desde captura» o a mano.
- Qué figura en la fichaContacto y notas, además de todas las hojas de trabajo, contratos, facturas y archivos del cliente.
- Búsquedapor nombre, empresa, teléfono o correo; los números, también sin espacios.
- PrivacidadDatos en la UE, contrato de encargo del tratamiento, modo discreto para la pantalla del mostrador.
- PrecioSuscripción a Taskly por 19 € al mes, IVA incl.: prueba gratis 30 días, sin tarjeta de crédito.
¿Para qué sirve un fichero de clientes en talleres y tiendas?
En el mostrador se oye a menudo: «Ya estuve aquí el año pasado, por la pantalla». Con papel empieza entonces la búsqueda en la carpeta de copias. En el fichero de clientes digital escribes el nombre o el teléfono y ves las órdenes antiguas con su estado, el contrato en vigor con su plazo de cancelación y la última factura.
El término «fichero de clientes» se conoce sobre todo en centros de estética y peluquerías, donde se anotan los tratamientos. El fichero de clientes de Taskly está pensado para negocios que trabajan con órdenes: reparación, taller, oficios, recepción en el mostrador. Va unido a la hoja de trabajo y crece con ella, sin que tengas que mantener una segunda gestión de clientes.
Así se llena el fichero solo
- Guardar la hoja de trabajo. El nombre y el teléfono o correo ya están en la hoja de trabajo. Al guardar, Taskly busca la ficha de cliente correspondiente.
- Comparación por teléfono. La forma de escribirlo da igual: «0170 1234567», «+49 170 1234567» y «0049 170 1234567» cuentan como el mismo número. Si ya se conoce, la nueva orden se une a la ficha existente.
- Comparación por correo, solo si coincide el nombre. Si el número no se conoce, Taskly comprueba la dirección de correo. Como familias o compañeros de trabajo suelen compartir una dirección, solo las une si también coincide el nombre.
- No se sobrescribe nada. En los clientes habituales, Taskly solo completa los campos vacíos de la ficha, por ejemplo una dirección indicada por primera vez. Lo que ya figura en la ficha se mantiene.
- Si no, una ficha nueva. Si el cliente no se conoce, Taskly crea una ficha. Sin teléfono ni correo no se crea ninguna, así no hay duplicados a partir de simples nombres. La hoja de trabajo se guarda igualmente.
Los campos del cliente son iguales en todas las plantillas incluidas: tratamiento, nombre, apellidos, empresa, dirección, teléfono y correo. Por eso la comparación funciona en cualquier sector, ya sea un resguardo de reparación de móviles o un parte de trabajo a domicilio.
Otras vías hacia el fichero
- Autorregistro: si un cliente se registra él mismo con un código QR, «Pasar a orden de trabajo» lo crea en el fichero o lo encuentra allí.
- Citas en línea: de una cita reservada creas en el calendario una orden con «Crear hoja de trabajo»; así el cliente pasa al fichero.
- Contratos desde captura: si pasas contratos de telefonía desde una captura de tu portal de distribuidor, Taskly encuentra o crea la ficha del cliente por el número de teléfono.
- A mano: con «Nuevo cliente» creas una ficha directamente. Solo son obligatorios los apellidos.
Qué figura en la ficha del cliente
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Contacto | Tratamiento, nombre, apellidos, empresa, teléfono, correo y dirección, con los botones «Llamar» y «Correo» |
| Notas | texto libre, por ejemplo «mejor llamar después de las 17:00» o «factura a contabilidad» |
| Hoja de trabajo | todas las órdenes del cliente con número de orden, dispositivo u objeto y estado; un toque abre la orden |
| Contratos | Operador y tarifa o denominación, además de «cancelar antes del» con fecha: naranja a partir de 45 días antes del plazo, rojo a partir de 14 días |
| Facturas | Número de factura, fecha, estado e importe |
| Archivos | Documentos del cliente, como una autorización, un presupuesto o fotos: hasta 25 MB por archivo |
Desde la ficha se sigue directamente: «Nueva hoja de trabajo» abre el formulario con tratamiento, nombre, empresa, dirección, teléfono y correo del cliente ya rellenados. «+ Contrato» y «+ Factura» crean un contrato o una factura para él; en la factura, el destinatario ya figura. Para los contratos, Taskly te avisa por correo antes de que venza el plazo de cancelación.
Encontrar clientes: por nombre, empresa o número
En la lista «Clientes», el campo de búsqueda filtra mientras escribes por nombre, empresa, teléfono y correo. Mayúsculas, minúsculas y acentos dan igual: «sahin» también encuentra «Şahin». En los teléfonos no molestan los espacios ni los guiones: «0170123» encuentra «0170 123 45 67».
La lista muestra por cliente nombre, empresa, teléfono, correo y el número de órdenes y contratos; en el móvil se quedan nombre, teléfono y órdenes.
La búsqueda de la parte superior de la app (también con Ctrl + K o ⌘ + K) lo busca todo a la vez: clientes, hojas de trabajo por número de orden, matrícula o número de serie, contratos por número de teléfono o de contrato, facturas y archivos.
Consentimientos: figuran en la orden
Si un cliente quiere recibir mensajes por correo o SMS lo decide él mismo en su móvil, por ejemplo al firmar con código QR o en el autorregistro. Taskly guarda esa elección en la hoja de trabajo correspondiente, con fecha. Si cambia de opinión, lo registras allí con «Registrar retirada». La ficha de cliente en sí no muestra consentimientos; desde su lista de hojas de trabajo llegas a la orden correcta con un toque.
Modo discreto: datos de clientes en la pantalla del mostrador
Si la pantalla está colocada de modo que quienes esperan podrían leerla, activas el modo discreto. Entonces los nombres y datos de contacto de los clientes (teléfono, correo, dirección) se ven borrosos y solo se pueden leer al pasar el ratón por encima o al tocarlos. Se aplica a cada dispositivo y se activa o desactiva con el icono del ojo en la parte superior de la app o con la tecla D. Las copias impresas no se ven afectadas.
Quién puede hacer qué en el equipo
- Todo el equipo ve el fichero de clientes, crea clientes y edita fichas.
- Eliminar solo pueden el titular y la administración. Con ello solo desaparece la ficha: las hojas de trabajo, los contratos y las facturas se conservan, y los archivos también; quedan sin asignar en «Archivos».
- La exportación completa como archivo, con todo el fichero de clientes, también está reservada al titular y a la administración.
Privacidad
| Responsable | El responsable de los datos de clientes es tu negocio. Taskly los trata por encargo tuyo; el contrato de encargo del tratamiento según el art. 28 del RGPD forma parte del registro. |
|---|---|
| Ubicación | La base de datos y los archivos están en la UE. |
| Información a los clientes | La información de protección de datos de las páginas de firma y de autorregistro menciona el fichero de clientes de tu negocio. |
| Exportación | «Todo como archivo (JSON)» contiene todas las fichas de clientes; «Hojas de trabajo como Excel (CSV)» lista las órdenes con nombre y contacto. |
| Eliminar | La ficha con «Eliminar cliente»; las hojas de trabajo y los contratos, uno a uno. Las facturas emitidas se anulan en lugar de eliminarse. |
Encontrarás los detalles en la política de privacidad.
Lo que no es el fichero de clientes
- No es un CRM de marketing. No hay boletines, campañas ni embudo de ventas. El fichero es la memoria de tus órdenes.
- No es una ficha de tratamientos. No hay campos para historiales de tratamientos o fórmulas como en el software de estética y peluquería; para notas está el campo libre de notas.
- Sin importación de listas de clientes. Por ahora no se puede importar una lista de Excel existente; el fichero crece con cada orden.
- Sin unificación con un clic. Si un cliente habitual viene con un número nuevo y un correo desconocido, se crea una segunda ficha. Por eso, añade los números nuevos en la ficha existente.
- No es una cuenta de cliente. Tus clientes no inician sesión en ningún sitio ni ven su ficha.
Y Taskly en conjunto no es una caja registradora, ni un sistema de gestión de inventario, ni un sistema de gestión para concesionarios, sino la hoja de trabajo digital con todo lo que va con ella: todas las funciones de un vistazo.
¿Para qué negocios?
Para todos los negocios a los que los clientes vuelven: la tienda de móviles con reparaciones y contratos de telefonía, el taller mecánico, el taller de bicicletas, la reparación de PC y portátiles, empresas de electricidad y de fontanería y climatización, sastrerías, relojerías y zapaterías y cerrajerías. Qué campos tiene la orden lo determina la plantilla de tu sector: todos los sectores de un vistazo. Los clientes nuevos introducen ellos mismos sus datos de contacto con el autorregistro; cuando los pasas a una hoja de trabajo, quedan en el fichero. Si de momento sigues con papel, tienes la orden de reparación como plantilla para imprimir.
Lo que cuesta el fichero de clientes
Está incluido en la suscripción a Taskly por 19 € al mes, IVA incl.: prueba gratis 30 días, sin tarjeta de crédito. Límites: 2 GB de almacenamiento por negocio y 25 MB por archivo. Precios y límites en detalle
Preguntas frecuentes sobre el fichero de clientes
¿Tengo que dar de alta a mis clientes yo mismo?
No. En cuanto guardas una hoja de trabajo con nombre y teléfono o correo, Taskly crea la ficha del cliente o une la orden a una existente. A mano también se puede, por ejemplo para clientes de empresa: en «Clientes», con «Nuevo cliente». Solo son obligatorios los apellidos.
¿Reconoce Taskly a un cliente habitual?
Sí, por el teléfono, da igual si está escrito con 0, con +49 o con espacios. Por la dirección de correo, Taskly solo une si también coincide el nombre. Lo que ya figura en la ficha, Taskly no lo sobrescribe; solo completa los campos vacíos. Si el cliente tiene un número nuevo, añádelo en su ficha con «Editar» y Taskly lo encontrará en la próxima orden.
¿Puedo pasar mi lista de clientes actual desde Excel?
Por ahora no: todavía no hay importación de listas de clientes. El fichero crece con cada orden, y a los clientes habituales los das de alta si hace falta con «Nuevo cliente». Los contratos de telefonía existentes los pasas con «Contratos desde captura», y así se crean a la vez las fichas de cliente correspondientes.
¿Quién del equipo ve los datos de clientes?
Todos los que tienen acceso a tu negocio: los empleados trabajan con hojas de trabajo, clientes, contratos, facturas y archivos. Eliminar una ficha de cliente y exportar todos los datos solo pueden el titular y la administración. Para que quienes esperan en el mostrador no puedan leer, el modo discreto vuelve borrosos los nombres y datos de contacto en la pantalla.
Un cliente pide que se eliminen sus datos. ¿Cómo se hace?
Con «Eliminar cliente» en su ficha eliminas la ficha; pueden hacerlo el titular y la administración. Sus hojas de trabajo y contratos se conservan y se pueden eliminar uno a uno. Las facturas emitidas no las elimina Taskly, sino que se anulan: para las facturas suelen regir plazos legales de conservación. Qué plazos se aplican a tu negocio lo aclaras mejor con tu asesoría fiscal; esta información no sustituye el asesoramiento jurídico.
¿Puedo exportar el fichero de clientes?
Sí. En «Ajustes», el titular y la administración descargan con «Todo como archivo (JSON)» todos los datos del negocio, incluido el fichero de clientes. «Hojas de trabajo como Excel (CSV)» lista cada orden con nombre, empresa, teléfono y correo. Por ahora no hay un archivo de Excel propio solo con los clientes.
¿Funciona el fichero de clientes también en el móvil?
Sí. Taskly funciona en el navegador de la tableta, el móvil y el ordenador, sin instalación. En el móvil, la lista de clientes muestra nombre, teléfono y número de órdenes; en la ficha llamas directamente al cliente con «Llamar».
¿Cuánto cuesta el fichero de clientes?
Nada aparte. El fichero de clientes está incluido en la suscripción a Taskly por 19 € al mes, IVA incl., junto con el equipo, los contratos, las automatizaciones y todo lo demás. Prueba gratis 30 días, sin tarjeta de crédito. Encontrarás los detalles en la página Precios.
Actualizado: 15/10/2026 · Taskly, E-Studio, Iserlohn