Коротко
- Для когоМайстерні, ремонтні бізнеси, магазини телефонів та інші магазини, де клієнти щось залишають або укладають договори.
- Як вона створюєтьсясама під час збереження квитанції з ім’ям і телефоном або e-mail – а також через самостійну реєстрацію, онлайн-запис, «Договори зі скриншота» або вручну.
- Що є на картціКонтакти й нотатки, а також усі квитанції, договори, рахунки й файли клієнта.
- Пошукза ім’ям, компанією, номером телефону або e-mail – номери й без пробілів.
- Захист данихДані в ЄС, договір про обробку даних, дискретний режим для екрана біля стійки.
- ЦінаПідписка Taskly за 19 € на місяць з ПДВ – 30 днів безкоштовно, без кредитної картки.
Навіщо картотека клієнтів у майстерні та магазині?
Біля стійки часто чути: «Я вже був у вас минулого року, через дисплей.» З папером тоді починається пошук у теці з копіями. У цифровій картотеці клієнтів ви вводите ім’я або номер телефону і бачите старі замовлення зі статусом, чинний договір зі строком розірвання та останній рахунок.
Поняття «картотека клієнтів» відоме передусім із косметичних і перукарських салонів, де фіксують процедури. Картотека клієнтів у Taskly призначена для бізнесів, що працюють із замовленнями, – ремонт, майстерня, ремесло, приймання біля стійки. Вона прив’язана до квитанції й росте разом із нею, без потреби вести друге керування клієнтами.
Як картотека заповнюється сама
- Збережіть квитанцію. Ім’я та номер телефону або e-mail і так є в квитанції. Під час збереження Taskly шукає відповідну картку клієнта.
- Звірка за номером телефону. Формат запису не має значення: «0170 1234567», «+49 170 1234567» і «0049 170 1234567» вважаються тим самим номером. Якщо номер відомий, нове замовлення прив’язується до наявної картки.
- Звірка за e-mail – лише з відповідним ім’ям. Якщо номер невідомий, Taskly перевіряє адресу e-mail. Оскільки родини чи колеги часто мають спільну адресу, він об’єднує лише тоді, коли збігається й ім’я.
- Нічого не перезаписується. Для постійних клієнтів Taskly лише доповнює порожні поля картки, наприклад нововказану адресу. Те, що вже є на картці, залишається.
- Інакше – нова картка. Якщо клієнт невідомий, Taskly створює картку. Без номера телефону і без e-mail картка не створюється – так не виникає дублікатів лише з імен. Квитанцію все одно буде збережено.
Поля клієнта в усіх наданих шаблонах однакові: звертання, ім’я, прізвище, компанія, адреса, телефон і e-mail. Тому звірка працює в будь-якій галузі, чи то квитанція на ремонт телефона, чи акт виконаних робіт на виїзді.
Інші шляхи до картотеки
- Самостійна реєстрація: якщо клієнт реєструється сам через QR-код, «Перенести в квитанцію» створює його в картотеці або знаходить там.
- Онлайн-запис: із заброньованого запису ви в календарі через «Створити з нього квитанцію» робите замовлення; клієнт при цьому потрапляє в картотеку.
- Договори зі скриншота: якщо ви переносите договори мобільного зв’язку зі скриншота свого дилерського порталу, Taskly знаходить або створює картку клієнта за номером телефону.
- Вручну: через «Новий клієнт» ви створюєте картку напряму. Обов’язкове лише прізвище.
Що є на картці клієнта
| Розділ | Вміст |
|---|---|
| Контакти | Звертання, ім’я, прізвище, компанія, телефон, e-mail і адреса – з кнопками «Зателефонувати» та «E-mail» |
| Нотатки | довільний текст, наприклад «краще передзвонити після 17:00» або «рахунок – до бухгалтерії» |
| Квитанція | усі замовлення клієнта з номером замовлення, пристроєм чи об’єктом і статусом; дотик відкриває замовлення |
| Договори | оператор і тариф або назва, а також «скасувати до» з датою – від 45 днів до строку помаранчевим, від 14 днів червоним |
| Рахунки | Номер рахунку, дата, статус і сума |
| Файли | Документи клієнта, наприклад довіреність, пропозиція чи фото – до 25 МБ на файл |
З картки можна одразу продовжити: «Нова квитанція» відкриває форму, де звертання, ім’я, компанія, адреса, телефон і e-mail клієнта вже заповнені. «+ Договір» і «+ Рахунок» створюють для нього договір або рахунок; у рахунку отримувача вже вказано. Щодо договорів Taskly нагадує вам електронною поштою, перш ніж мине строк розірвання.
Пошук клієнтів: за ім’ям, компанією або номером
У списку «Клієнти» поле пошуку фільтрує вже під час введення за ім’ям, компанією, номером телефону та e-mail. Великі й малі літери та діакритичні знаки не мають значення: «sahin» знаходить і «Şahin». У номерах телефонів пробіли й дефіси не заважають, «0170123» знаходить «0170 123 45 67».
Список показує для кожного клієнта ім’я, компанію, телефон, e-mail і кількість його замовлень і договорів; на телефоні залишаються ім’я, телефон і замовлення.
Пошук угорі застосунку – також через Ctrl + K або ⌘ + K – шукає все одразу: клієнтів, квитанції за номером замовлення, номерним знаком або серійним номером, договори за номером телефону або номером договору, рахунки й файли.
Згоди: вони зберігаються в замовленні
Чи хоче клієнт отримувати повідомлення через e-mail або SMS, він вирішує сам на своєму телефоні, наприклад під час підпису через QR-код або самостійної реєстрації. Taskly зберігає цей вибір у відповідній квитанції з датою. Якщо клієнт передумає, ви вносите це там через «Внести відкликання». Сама картка клієнта згод не показує; через її список квитанцій ви одним дотиком потрапляєте до потрібного замовлення.
Дискретний режим: дані клієнтів на екрані біля стійки
Якщо екран стоїть так, що люди в черзі можуть підглянути, увімкніть дискретний режим. Тоді імена клієнтів і контактні дані – номер телефону, e-mail, адреса – розмиваються і стають читабельними лише при наведенні курсора або дотику. Він діє для конкретного пристрою і перемикається значком ока вгорі застосунку або клавішею D. На роздруківки це не впливає.
Хто в команді що може
- Усі в команді бачать картотеку клієнтів, створюють клієнтів і редагують картки.
- Видаляти можуть лише власник і адміністрація. При цьому зникає лише картка: квитанції, договори й рахунки зберігаються, файли також – вони тоді без прив’язки знаходяться в розділі «Файли».
- Повний експорт як файл, з усією картотекою клієнтів, також доступний лише власнику та адміністрації.
Захист даних
| Відповідальний | За дані клієнтів відповідає ваш бізнес. Taskly обробляє їх за вашим дорученням; договір про обробку даних за ст. 28 GDPR є частиною реєстрації. |
|---|---|
| Місце зберігання | База даних і файли зберігаються в ЄС. |
| Інформація для клієнтів | Інформація про захист даних на сторінках для підпису та самостійної реєстрації згадує картотеку клієнтів вашого бізнесу. |
| Експорт | «Усе як файл (JSON)» містить усі картки клієнтів; «Квитанції як Excel (CSV)» перелічує замовлення з ім’ям і контактами. |
| Видалення | Картка – через «Видалити клієнта», квитанції й договори – окремо. Виставлені рахунки сторнуються, а не видаляються. |
Подробиці – у Політиці конфіденційності.
Чим картотека клієнтів не є
- Не маркетингова CRM. Розсилок, кампаній чи воронки продажів немає. Картотека – це пам’ять про ваші замовлення.
- Не картотека процедур. Полів для історії процедур чи рецептур, як у програмах для косметологів і перукарів, немає; для приміток є вільне поле нотаток.
- Без імпорту списків клієнтів. Наявний список Excel наразі не можна завантажити; картотека росте з кожним замовленням.
- Без об’єднання одним кліком. Якщо постійний клієнт приходить з новим номером і невідомою адресою e-mail, створюється друга картка. Тому вносьте нові номери в наявну картку.
- Не обліковий запис клієнта. Ваші клієнти ніде не реєструються і своєї картки не бачать.
А Taskly загалом – не каса, не система складського обліку і не дилерська система для автосервісу, а цифрова квитанція з усім, що до неї належить, – усі функції в огляді.
Для яких бізнесів?
Для всіх, до кого клієнти повертаються: магазин телефонів із ремонтом і договорами мобільного зв’язку, автосервіс, веломайстерня, ремонт ПК і ноутбуків, електрики й сантехніки, ательє, годинникарі, а також ремонт взуття та виготовлення ключів. Які поля має замовлення, визначає шаблон вашої галузі – усі галузі в огляді. Нові клієнти самі вносять свої контактні дані через самостійну реєстрацію; коли ви переносите їх у квитанцію, вони потрапляють у картотеку. Хто поки що залишається на папері, знайде шаблон замовлення на ремонт для друку.
Скільки коштує картотека клієнтів
Вона входить у підписку Taskly за 19 € на місяць з ПДВ – 30 днів безкоштовно, без кредитної картки. Обмеження: 2 ГБ сховища на бізнес і 25 МБ на файл. Ціни й обмеження детально
Часті питання про картотеку клієнтів
Чи потрібно мені самому створювати клієнтів?
Ні. Щойно ви зберігаєте квитанцію з ім’ям і номером телефону або e-mail, Taskly створює картку клієнта або прив’язує замовлення до наявної. Вручну теж можна, наприклад для корпоративних клієнтів: у розділі «Клієнти» через «Новий клієнт». Обов’язкове при цьому лише прізвище.
Чи впізнає Taskly постійного клієнта?
Так, за номером телефону – неважливо, чи записано його з 0, з +49 або з пробілами. За адресою e-mail Taskly об’єднує лише тоді, коли збігається й ім’я. Те, що вже є на картці, Taskly не перезаписує; він лише доповнює порожні поля. Якщо клієнт має новий номер, внесіть його в картку через «Редагувати» – тоді Taskly знайде його під час наступного замовлення.
Чи можна перенести мій наявний список клієнтів з Excel?
Наразі ні – імпорту списків клієнтів поки немає. Картотека росте з кожним замовленням, постійних клієнтів ви за потреби створюєте через «Новий клієнт». Наявні договори мобільного зв’язку ви переносите через «Договори зі скриншота»; при цьому одразу створюються відповідні картки клієнтів.
Хто в команді бачить дані клієнтів?
Усі, хто має доступ до вашого бізнесу: працівники працюють із квитанціями, клієнтами, договорами, рахунками й файлами. Видаляти картку клієнта і експортувати всі дані можуть лише власник і адміністрація. Щоб люди в черзі біля стійки не підглядали, дискретний режим розмиває імена й контактні дані на екрані.
Клієнт вимагає видалити його дані. Як це зробити?
Через «Видалити клієнта» на його картці ви видаляєте картку; це можуть робити власник і адміністрація. Його квитанції й договори при цьому зберігаються і можуть бути видалені окремо. Виставлені рахунки Taskly не видаляє, вони сторнуються – для рахунків зазвичай діють передбачені законом строки зберігання. Які строки діють для вашого бізнесу, найкраще з’ясувати з вашим податковим консультантом; ця інформація не замінює юридичної консультації.
Чи можна експортувати картотеку клієнтів?
Так. У розділі «Налаштування» власник і адміністрація через «Усе як файл (JSON)» завантажують усі дані бізнесу, включно з картотекою клієнтів. «Квитанції як Excel (CSV)» перелічує кожне замовлення з ім’ям, компанією, телефоном і e-mail. Окремого файлу Excel лише з клієнтами наразі немає.
Чи працює картотека клієнтів і на телефоні?
Так. Taskly працює в браузері на планшеті, телефоні та ПК, без установлення. На телефоні список клієнтів показує ім’я, номер телефону і кількість замовлень; на картці ви одразу телефонуєте клієнту через «Зателефонувати».
Скільки коштує картотека клієнтів?
Нічого додатково. Картотека клієнтів входить у підписку Taskly за 19 € на місяць з ПДВ – разом із командою, договорами, автоматизаціями та всім іншим. 30 днів безкоштовно, без кредитної картки. Подробиці – на сторінці Ціни.
Станом на: 15.10.2026 · Taskly, E-Studio, Iserlohn