En bref
- Pour quiAteliers, entreprises de réparation, boutiques de téléphonie et autres commerces où les clients déposent quelque chose ou signent des contrats.
- Comment il se créetout seul, à l’enregistrement d’une fiche de travail avec nom et téléphone ou e-mail – et aussi via l’enregistrement autonome, les rendez-vous en ligne, « Contrats à partir d’une capture d’écran » ou à la main.
- Ce que contient la ficheContact et notes, ainsi que toutes les fiches de travail, contrats, factures et fichiers du client.
- Recherchepar nom, société, numéro de téléphone ou e-mail – les numéros aussi sans espaces.
- ConfidentialitéDonnées dans l’UE, contrat de sous-traitance, mode discret pour l’écran au comptoir.
- PrixAbonnement Taskly à 19 € par mois TVA incluse – essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire.
À quoi sert un fichier clients en atelier et en boutique ?
Au comptoir, on entend souvent : « Je suis déjà venu l’an dernier, pour l’écran. » Avec le papier, commence alors la recherche dans le classeur des doubles. Dans le fichier clients numérique, vous tapez le nom ou le numéro de téléphone et voyez les anciennes commandes avec leur statut, le contrat en cours avec son délai de résiliation et la dernière facture.
Le terme « fichier clients » évoque surtout les instituts de beauté et les salons de coiffure, où l’on consigne les soins. Le fichier clients de Taskly est conçu pour les entreprises qui travaillent avec des commandes – réparation, atelier, artisanat, prise en charge au comptoir. Il est lié à la fiche de travail et grandit avec elle, sans que vous ayez à tenir une deuxième gestion des clients.
Comment le fichier se remplit tout seul
- Enregistrer la fiche de travail. Le nom et le numéro de téléphone ou l’e-mail figurent de toute façon sur la fiche de travail. À l’enregistrement, Taskly cherche la fiche client correspondante.
- Rapprochement par le numéro de téléphone. L’écriture n’a pas d’importance : « 0170 1234567 », « +49 170 1234567 » et « 0049 170 1234567 » comptent comme le même numéro. S’il est connu, la nouvelle commande est rattachée à la fiche existante.
- Rapprochement par l’e-mail – uniquement si le nom correspond. Sans numéro connu, Taskly vérifie l’adresse e-mail. Comme les familles ou les collègues partagent souvent une adresse, il ne fusionne que si le nom correspond aussi.
- Rien n’est écrasé. Pour les clients réguliers, Taskly complète uniquement les champs vides de la fiche, par exemple une adresse nouvellement indiquée. Ce qui figure déjà sur la fiche reste.
- Sinon, une nouvelle fiche. Si le client est inconnu, Taskly crée une fiche. Sans numéro de téléphone ni e-mail, aucune fiche n’est créée – ainsi, pas de doublons à partir de simples noms. La fiche de travail est enregistrée quand même.
Les champs client sont identiques dans tous les modèles fournis : civilité, prénom, nom, société, adresse, téléphone et e-mail. C’est pourquoi le rapprochement fonctionne dans tous les métiers, qu’il s’agisse d’un bon de réparation de téléphone ou d’un rapport d’intervention chez le client.
Autres façons d’entrer dans le fichier
- Enregistrement autonome : si un client s’enregistre lui-même par QR code, « Reprendre dans une fiche de travail » le crée dans le fichier ou l’y retrouve.
- Rendez-vous en ligne : à partir d’un rendez-vous réservé, vous créez une commande dans le calendrier avec « Créer une fiche de travail » ; le client arrive alors dans le fichier.
- Contrats à partir d’une capture d’écran : si vous reprenez des contrats mobiles depuis une capture d’écran de votre portail revendeur, Taskly trouve ou crée la fiche client grâce au numéro de téléphone.
- À la main : avec « Nouveau client », vous créez directement une fiche. Seul le nom est obligatoire.
Ce que contient la fiche client
| Zone | Contenu |
|---|---|
| Contact | Civilité, prénom, nom, société, téléphone, e-mail et adresse – avec les boutons « Appeler » et « E-mail » |
| Notes | texte libre, par exemple « préfère être rappelé après 17 h » ou « facture à envoyer à la comptabilité » |
| Fiche de travail | toutes les commandes du client avec numéro de commande, appareil ou objet et statut ; un appui ouvre la commande |
| Contrats | opérateur et forfait ou désignation, avec « résilier avant le » et la date – en orange à partir de 45 jours avant l’échéance, en rouge à partir de 14 jours |
| Factures | Numéro de facture, date, statut et montant |
| Fichiers | documents relatifs au client, par exemple une procuration, un devis ou des photos – jusqu’à 25 Mo par fichier |
Depuis la fiche, on enchaîne directement : « Nouvelle fiche de travail » ouvre le formulaire avec la civilité, le nom, la société, l’adresse, le téléphone et l’e-mail du client déjà remplis. « + Contrat » et « + Facture » créent un contrat ou une facture pour lui ; pour la facture, le destinataire est déjà renseigné. Pour les contrats, Taskly vous envoie un rappel par e-mail avant l’expiration du délai de résiliation.
Retrouver les clients : par nom, société ou numéro
Dans la liste « Clients », le champ de recherche filtre dès la saisie par nom, société, numéro de téléphone et e-mail. Majuscules, minuscules et accents n’ont pas d’importance : « sahin » trouve aussi « Şahin ». Pour les numéros de téléphone, les espaces et les tirets ne gênent pas, « 0170123 » trouve « 0170 123 45 67 ».
La liste affiche pour chaque client le nom, la société, le téléphone, l’e-mail et le nombre de ses commandes et contrats ; sur téléphone, le nom, le téléphone et les commandes restent affichés.
La recherche en haut de l’appli – aussi avec Ctrl + K ou ⌘ + K – fouille tout à la fois : clients, fiches de travail par numéro de commande, immatriculation ou numéro de série, contrats par numéro de téléphone ou de contrat, factures et fichiers.
Consentements : ils figurent dans la commande
C’est le client qui décide lui-même sur son téléphone s’il souhaite recevoir des messages par e-mail ou SMS, par exemple lors de la signature par QR code ou de l’enregistrement autonome. Taskly enregistre ce choix dans la fiche de travail concernée, avec la date. S’il change d’avis, vous l’enregistrez à cet endroit avec « Enregistrer une révocation ». La fiche client elle-même n’affiche pas les consentements ; grâce à sa liste de fiches de travail, un appui vous mène à la bonne commande.
Mode discret : les données clients sur l’écran du comptoir
Si l’écran est placé de sorte que les personnes qui attendent pourraient lire, activez le mode discret. Les noms des clients et leurs coordonnées – numéro de téléphone, e-mail, adresse – deviennent alors flous et ne sont lisibles qu’au survol ou au toucher. Il s’applique à l’appareil concerné et se bascule avec l’icône en forme d’œil en haut de l’appli ou avec la touche D. Les impressions ne sont pas concernées.
Qui peut faire quoi dans l’équipe
- Toute l’équipe voit le fichier clients, crée des clients et modifie les fiches.
- Supprimer est réservé au gérant et à l’administration. Seule la fiche disparaît : les fiches de travail, contrats et factures sont conservés, de même que les fichiers – ils figurent alors sans rattachement sous « Fichiers ».
- L’export complet en fichier, avec tout le fichier clients, est également réservé au gérant et à l’administration.
Confidentialité
| Responsable | Votre entreprise est responsable des données clients. Taskly les traite pour votre compte ; le contrat de sous-traitance selon l’art. 28 du RGPD fait partie de l’inscription. |
|---|---|
| Lieu de stockage | La base de données et les fichiers sont hébergés dans l’UE. |
| Information des clients | Les mentions sur la protection des données des pages de signature et d’enregistrement autonome citent le fichier clients de votre entreprise. |
| Export | « Tout en fichier (JSON) » contient toutes les fiches clients ; « Fiches de travail en Excel (CSV) » liste les commandes avec nom et contact. |
| Suppression | La fiche avec « Supprimer le client », les fiches de travail et les contrats individuellement. Les factures émises sont annulées au lieu d’être supprimées. |
Les détails figurent dans la politique de confidentialité.
Ce que le fichier clients n’est pas
- Pas un CRM marketing. Il n’y a ni newsletter, ni campagnes, ni pipeline commercial. Le fichier est la mémoire de vos commandes.
- Pas un fichier de soins. Il n’y a pas de champs pour l’historique des soins ou les formules, comme dans les logiciels pour l’esthétique et la coiffure ; pour les remarques, il y a le champ de notes libre.
- Pas d’import de listes de clients. Une liste Excel existante ne peut pas encore être importée ; le fichier grandit à chaque commande.
- Pas de fusion en un clic. Si un client régulier arrive avec un nouveau numéro et un e-mail inconnu, une deuxième fiche est créée. Ajoutez donc les nouveaux numéros sur la fiche existante.
- Pas de compte client. Vos clients ne se connectent nulle part et ne voient pas leur fiche.
Et dans l’ensemble, Taskly n’est ni une caisse, ni une gestion des stocks, ni un système de gestion pour concessionnaire automobile, mais la fiche de travail numérique avec tout ce qui va avec – toutes les fonctionnalités en un coup d’œil.
Pour quelles entreprises ?
Pour tous ceux dont les clients reviennent : la boutique de téléphonie avec réparation et forfaits mobiles, le garage automobile, l’atelier vélo, la réparation PC et portables, les électriciens et chauffagistes-plombiers, les ateliers de couture, les horlogers ainsi que les cordonniers et serruriers. Les champs de la commande dépendent du modèle de votre métier – tous les métiers en un coup d’œil. Les nouveaux clients saisissent eux-mêmes leurs coordonnées par enregistrement autonome ; si vous les reprenez dans une fiche de travail, ils figurent dans le fichier. Ceux qui restent d’abord sur papier trouveront l’ordre de réparation en modèle à imprimer.
Combien coûte le fichier clients
Il fait partie de l’abonnement Taskly à 19 € par mois TVA incluse – essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire. Limites : 2 Go de stockage par entreprise et 25 Mo par fichier. Tarifs et limites en détail
Questions fréquentes sur le fichier clients
Dois-je créer mes clients moi-même ?
Non. Dès que vous enregistrez une fiche de travail avec un nom et un numéro de téléphone ou un e-mail, Taskly crée la fiche client ou rattache la commande à une fiche existante. Vous pouvez quand même le faire à la main, par exemple pour les clients professionnels : sous « Clients » avec « Nouveau client ». Seul le nom est alors obligatoire.
Taskly reconnaît-il un client régulier ?
Oui, à son numéro de téléphone – qu’il soit écrit avec 0, avec +49 ou avec des espaces. Par l’adresse e-mail, Taskly ne fusionne que si le nom correspond aussi. Taskly n’écrase pas ce qui figure déjà sur la fiche ; il complète seulement les champs vides. Si le client a un nouveau numéro, saisissez-le sur sa fiche sous « Modifier », et Taskly le retrouvera à la prochaine commande.
Puis-je reprendre ma liste de clients actuelle depuis Excel ?
Pas encore – il n’existe pas encore d’import pour les listes de clients. Le fichier grandit à chaque commande ; vous créez si besoin les clients réguliers avec « Nouveau client ». Les contrats mobiles existants, vous les reprenez avec « Contrats à partir d’une capture d’écran » ; les fiches clients correspondantes sont créées en même temps.
Qui dans l’équipe voit les données clients ?
Toutes les personnes ayant un accès à votre entreprise : les employés travaillent avec les fiches de travail, les clients, les contrats, les factures et les fichiers. Seuls le gérant et l’administration peuvent supprimer une fiche client et exporter toutes les données. Pour que les personnes qui attendent au comptoir ne puissent pas lire, le mode discret floute les noms et les coordonnées à l’écran.
Un client demande la suppression de ses données. Comment faire ?
Avec « Supprimer le client » sur sa fiche, vous supprimez la fiche ; le gérant et l’administration en ont le droit. Ses fiches de travail et contrats sont conservés et peuvent être supprimés individuellement. Taskly ne supprime pas les factures émises, elles sont annulées – les factures sont en général soumises à des durées de conservation légales. Le mieux est de clarifier avec votre conseiller fiscal les durées qui s’appliquent à votre entreprise ; cette information ne remplace pas un conseil juridique.
Puis-je exporter le fichier clients ?
Oui. Sous « Paramètres », le gérant et l’administration téléchargent avec « Tout en fichier (JSON) » toutes les données de l’entreprise, fichier clients compris. « Fiches de travail en Excel (CSV) » liste chaque commande avec nom, société, téléphone et e-mail. Il n’existe pas encore de fichier Excel séparé contenant uniquement les clients.
Le fichier clients fonctionne-t-il aussi sur téléphone ?
Oui. Taskly fonctionne dans le navigateur sur tablette, téléphone et PC, sans installation. Sur téléphone, la liste des clients affiche le nom, le numéro de téléphone et le nombre de commandes ; sur la fiche, vous appelez directement le client avec « Appeler ».
Combien coûte le fichier clients ?
Rien de plus. Le fichier clients fait partie de l’abonnement Taskly à 19 € par mois TVA incluse – avec l’équipe, les contrats, les automatisations et tout le reste. Essai gratuit de 30 jours, sans carte bancaire. Les détails figurent sur la page Tarifs.
Version : 15/10/2026 · Taskly, E-Studio, Iserlohn