Коротко
- Для когоМастерские, ремонтные сервисы, салоны связи и другие магазины, где клиенты что-то сдают или заключают договоры.
- Как она появляетсясама при сохранении наряда с именем и телефоном или эл. почтой – а также через самостоятельную регистрацию, онлайн-запись, «Договоры со скриншота» или вручную.
- Что есть на карточкеКонтакты и заметки, а также все наряды, договоры, счета и файлы клиента.
- Поискпо имени, компании, номеру телефона или эл. почте – номера и без пробелов.
- КонфиденциальностьДанные в ЕС, договор об обработке данных, режим конфиденциальности для экрана на стойке.
- ЦенаПодписка Taskly за 19 € в месяц с НДС – 30 дней бесплатно, без кредитной карты.
Зачем картотека клиентов в мастерской и магазине?
На стойке часто звучит: «Я уже был у вас в прошлом году, с дисплеем». С бумагой начинаются поиски в папке с копиями. В электронной картотеке клиентов вы вводите имя или номер телефона и видите старые заказы со статусом, действующий договор со сроком расторжения и последний счёт.
Понятие «картотека клиентов» знакомо прежде всего по косметическим и парикмахерским салонам, где фиксируются процедуры. Картотека клиентов в Taskly предназначена для бизнесов, которые работают с заказами, – ремонт, мастерская, ремесло, приём на стойке. Она связана с нарядом и растёт вместе с ним, без второй системы учёта клиентов.
Как картотека заполняется сама
- Сохраните наряд. Имя и номер телефона или эл. почта и так есть в наряде. При сохранении Taskly ищет подходящую карточку клиента.
- Сверка по номеру телефона. Написание не важно: «0170 1234567», «+49 170 1234567» и «0049 170 1234567» считаются одним номером. Если номер известен, новый заказ привязывается к существующей карточке.
- Сверка по эл. почте – только при совпадении имени. Если номер неизвестен, Taskly проверяет адрес эл. почты. Поскольку семьи или коллеги часто делят один адрес, записи объединяются, только если совпадает и имя.
- Ничего не перезаписывается. У постоянных клиентов Taskly только дополняет пустые поля карточки, например новый адрес. Что уже есть на карточке, остаётся.
- Иначе – новая карточка. Если клиент неизвестен, Taskly создаёт карточку. Без номера телефона и без эл. почты она не создаётся – так не возникает дубликатов из одних имён. Наряд всё равно сохраняется.
Поля клиента во всех готовых шаблонах одинаковые: обращение, имя, фамилия, компания, адрес, телефон и эл. почта. Поэтому сверка работает в любой отрасли, будь то квитанция на ремонт телефона или акт выполненных работ на выезде.
Другие пути в картотеку
- Самостоятельная регистрация: если клиент регистрируется сам по QR-коду, «Перенести в наряд» создаёт его в картотеке или находит там.
- Онлайн-запись: из забронированной записи вы в календаре создаёте заказ кнопкой «Создать наряд»; клиент при этом попадает в картотеку.
- Договоры со скриншота: если вы переносите договоры мобильной связи со скриншота дилерского портала, Taskly находит или создаёт карточку клиента по номеру телефона.
- Вручную: кнопкой «Новый клиент» вы создаёте карточку напрямую. Обязательна только фамилия.
Что есть на карточке клиента
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Контакты | Обращение, имя, фамилия, компания, телефон, эл. почта и адрес – с кнопками «Позвонить» и «Письмо» |
| Заметки | свободный текст, например «лучше перезвонить после 17:00» или «счёт в бухгалтерию» |
| Наряд | все заказы клиента с номером заказа, устройством или объектом и статусом; нажатие открывает заказ |
| Договоры | оператор и тариф или название, плюс «расторгнуть до» с датой – за 45 дней до срока оранжевым, за 14 дней красным |
| Счета | Номер счёта, дата, статус и сумма |
| Файлы | Документы клиента, например доверенность, предложение или фото, – до 25 МБ на файл |
С карточки можно сразу продолжить: «Новый наряд» открывает форму, где обращение, имя, компания, адрес, телефон и эл. почта клиента уже заполнены. «+ Договор» и «+ Счёт» создают для него договор или счёт; в счёте получатель уже указан. По договорам Taskly напоминает вам по эл. почте, прежде чем истечёт срок расторжения.
Найти клиента: по имени, компании или номеру
В списке «Клиенты» поле поиска фильтрует уже при вводе – по имени, компании, номеру телефона и эл. почте. Регистр и диакритика не важны: «sahin» находит и «Şahin». В номерах телефонов пробелы и дефисы не мешают, «0170123» находит «0170 123 45 67».
Список показывает для каждого клиента имя, компанию, телефон, эл. почту и число его заказов и договоров; на телефоне остаются имя, телефон и заказы.
Поиск вверху приложения – также через Ctrl + K или ⌘ + K – ищет по всему сразу: клиенты, наряды с номером заказа, госномером или серийным номером, договоры с номером телефона или договора, счета и файлы.
Согласия: они указаны в заказе
Хочет ли клиент получать сообщения по эл. почте или SMS, он решает сам на своём телефоне, например при подписи по QR-коду или при самостоятельной регистрации. Taskly сохраняет этот выбор в соответствующем наряде с датой. Если клиент передумает, отметьте это там кнопкой «Отметить отзыв». Сама карточка клиента согласия не показывает; через её список нарядов вы одним нажатием попадаете в нужный заказ.
Режим конфиденциальности: данные клиентов на экране у стойки
Если экран стоит так, что ожидающие могут подсмотреть, включите режим конфиденциальности. Тогда имена клиентов и контактные данные – номер телефона, эл. почта, адрес – размываются и становятся читаемыми только при наведении или касании. Он действует для конкретного устройства и переключается значком глаза вверху приложения или клавишей D. На распечатки он не влияет.
Кто в команде что может
- Все в команде видят картотеку клиентов, создают клиентов и редактируют карточки.
- Удалять могут только владелец и администрация. При этом исчезает только карточка: наряды, договоры и счета сохраняются, файлы тоже – они остаются без привязки в разделе «Файлы».
- Полный экспорт файлом со всей картотекой клиентов тоже доступен только владельцу и администрации.
Конфиденциальность
| Ответственный | За данные клиентов отвечает ваш бизнес. Taskly обрабатывает их по вашему поручению; договор об обработке данных по ст. 28 GDPR (DSGVO) – часть регистрации. |
|---|---|
| Место хранения | База данных и файлы находятся в ЕС. |
| Информация для клиентов | Информация о защите данных на страницах для подписи и самостоятельной регистрации упоминает картотеку клиентов вашего бизнеса. |
| Экспорт | «Всё файлом (JSON)» содержит все карточки клиентов; «Наряды в Excel (CSV)» перечисляет заказы с именем и контактами. |
| Удаление | Карточку – кнопкой «Удалить клиента», наряды и договоры – по отдельности. Выставленные счета не удаляются, а сторнируются. |
Подробности – в Политике конфиденциальности.
Чем картотека клиентов не является
- Не маркетинговая CRM. Рассылок, кампаний или воронки продаж нет. Картотека – это память о ваших заказах.
- Не карта процедур. Полей для истории процедур или рецептур, как в программах для косметологов и парикмахеров, нет; для примечаний есть свободное поле заметок.
- Нет импорта списков клиентов. Существующий список Excel пока загрузить нельзя; картотека растёт с каждым заказом.
- Нет объединения одной кнопкой. Если постоянный клиент приходит с новым номером и неизвестной эл. почтой, появляется вторая карточка. Поэтому вносите новые номера в существующую карточку.
- Не аккаунт клиента. Ваши клиенты нигде не регистрируются и не видят свою карточку.
А Taskly в целом – это не касса, не товароучётная система и не дилерская система для автосервиса, а электронный наряд со всем, что с ним связано, – все функции в обзоре.
Для каких бизнесов?
Для всех, к кому клиенты возвращаются: салон связи с ремонтом и договорами мобильной связи, автосервис, веломастерская, ремонт ПК и ноутбуков, электрики и сантехники, ателье, часовщики, а также ремонт обуви и изготовление ключей. Какие поля есть в заказе, определяет шаблон вашей отрасли – все отрасли в обзоре. Новые клиенты сами вносят свои контакты через самостоятельную регистрацию; когда вы переносите их в наряд, они попадают в картотеку. Кто пока остаётся на бумаге, найдёт заказ на ремонт как шаблон для печати.
Сколько стоит картотека клиентов
Она входит в подписку Taskly за 19 € в месяц с НДС – 30 дней бесплатно, без кредитной карты. Ограничения: 2 ГБ хранилища на бизнес и 25 МБ на файл. Цены и ограничения подробно
Частые вопросы о картотеке клиентов
Нужно ли создавать клиентов самому?
Нет. Как только вы сохраняете наряд с именем и номером телефона или эл. почтой, Taskly создаёт карточку клиента или привязывает заказ к существующей. Вручную тоже можно, например для корпоративных клиентов: в разделе «Клиенты» кнопкой «Новый клиент». Обязательна при этом только фамилия.
Узнаёт ли Taskly постоянного клиента?
Да, по номеру телефона – неважно, написан ли он с 0, с +49 или с пробелами. По адресу эл. почты Taskly объединяет записи, только если совпадает и имя. Что уже есть на карточке, Taskly не перезаписывает; он лишь дополняет пустые поля. Если у клиента новый номер, внесите его на карточке через «Изменить» – тогда Taskly найдёт его при следующем заказе.
Можно ли перенести мой список клиентов из Excel?
Пока нет – импорта списков клиентов ещё нет. Картотека растёт с каждым заказом, постоянных клиентов при необходимости создавайте кнопкой «Новый клиент». Действующие договоры мобильной связи переносятся функцией «Договоры со скриншота»; подходящие карточки клиентов при этом создаются сразу.
Кто в команде видит данные клиентов?
Все, у кого есть доступ к вашему бизнесу: сотрудники работают с нарядами, клиентами, договорами, счетами и файлами. Удалить карточку клиента и экспортировать все данные могут только владелец и администрация. Чтобы ожидающие на стойке не подсматривали, режим конфиденциальности размывает имена и контактные данные на экране.
Клиент требует удалить его данные. Как это сделать?
Кнопкой «Удалить клиента» на его карточке вы удаляете карточку; это могут владелец и администрация. Его наряды и договоры при этом сохраняются, их можно удалить по отдельности. Выставленные счета Taskly не удаляет, они сторнируются – для счетов, как правило, действуют законные сроки хранения. Какие сроки действуют для вашего бизнеса, лучше уточнить у налогового консультанта; эта информация не заменяет юридическую консультацию.
Можно ли экспортировать картотеку клиентов?
Да. В разделе «Настройки» владелец и администрация через «Всё файлом (JSON)» скачивают все данные бизнеса, включая картотеку клиентов. «Наряды в Excel (CSV)» перечисляет каждый заказ с именем, компанией, телефоном и эл. почтой. Отдельного файла Excel только с клиентами пока нет.
Работает ли картотека клиентов и на телефоне?
Да. Taskly работает в браузере на планшете, телефоне и ПК, без установки. На телефоне список клиентов показывает имя, номер телефона и число заказов; на карточке вы звоните клиенту напрямую кнопкой «Позвонить».
Сколько стоит картотека клиентов?
Ничего дополнительно. Картотека клиентов входит в подписку Taskly за 19 € в месяц с НДС – вместе с командой, договорами, автоматизацией и всем остальным. 30 дней бесплатно, без кредитной карты. Подробности – на странице Цены.
Редакция: 15.10.2026 · Taskly, E-Studio, Iserlohn