Descargar hoja de trabajo: gratis, sin registro
Una página A4 para el mostrador y para el servicio en casa del cliente. Arriba, la orden: cliente, lugar del servicio, qué hay que hacer, fecha, precio y anticipo. Abajo, la ejecución: horas de trabajo con inicio, fin y pausa, trabajos realizados, material y servicios. Además, una firma para la orden y otra para el trabajo terminado.
Puedes imprimir el formulario desde el navegador o guardarlo como PDF. Puedes usarlo para tu negocio, adaptarlo e imprimirlo con tu sello o logotipo.
Hoja de trabajo u hoja de encargo: ¿cuál es la diferencia?
Los dos términos no están definidos de forma fija y en el día a día se usan a menudo como sinónimos, igual que resguardo, orden de trabajo o parte de trabajo. Pero la mayoría de los negocios se refieren con ellos a dos momentos distintos:
| Característica | Hoja de encargo | Hoja de trabajo |
|---|---|---|
| Cuándo | antes de que empiece el trabajo: en la recepción en el mostrador o en la cita a domicilio | durante o después del trabajo |
| Qué contiene | quién encarga, qué hay que hacer, para cuándo y a qué precio o con qué presupuesto máximo | lo que realmente se hizo: horas de trabajo, material y servicios |
| Firma del cliente | encarga el trabajo | confirma la ejecución y el esfuerzo |
| Para qué sirve | claridad sobre lo que se ha encargado y lo que no | prueba del trabajo y base de la factura |
En muchos negocios pequeños, las dos cosas son una sola hoja: arriba la orden, abajo la ejecución. Así está estructurada también esta plantilla. Si solo necesitas una parte, la otra queda vacía, por ejemplo si anotas un servicio breve después de hacerlo.
La plantilla está pensada para los dos lugares donde surgen las órdenes: el mostrador, cuando un cliente trae algo para reparar o trabajar, y el servicio a domicilio, por ejemplo en un montaje, una pequeña reparación en casa del cliente o en la conserjería. Para los servicios a domicilio está el campo «Lugar del servicio (si es distinto)».
Estos datos deben figurar en la hoja de trabajo
| Dato | Para qué sirve |
|---|---|
| Negocio (sello), número de orden, fecha | Quién recibe la orden y cuándo. El número une la hoja de trabajo y la factura. |
| Cliente: nombre o empresa, dirección, teléfono, correo | Para consultas, para el aviso cuando el trabajo esté hecho y para la factura. |
| Lugar del servicio, si es distinto | Si no se trabaja en la dirección del cliente, por ejemplo en una vivienda alquilada o en un segundo local. |
| Orden y descripción | Qué hay que hacer y en qué, por ejemplo «Cambiar la cerradura de la puerta trasera» o «El cortacésped no arranca». Cuanto más preciso, menos discusiones sobre lo que se encargó. |
| Fecha, precio o presupuesto máximo, anticipo | Lo acordado: para cuándo, a qué precio y qué se ha pagado ya. |
| Firma «Orden encargada», recibido por | El cliente confirma la orden; «Recibido por» indica quién del equipo la recibió. |
| Horas de trabajo: fecha, inicio, fin, pausa, realizado por | Justifica el tiempo empleado, algo importante si facturas por horas. Varias líneas, por si el trabajo dura varios días o trabajan en él varias personas. |
| Trabajos realizados | Lo que realmente se hizo, también si difiere de la orden. |
| Material y servicios: cantidad, unidad, precio unitario | Lo que se ha instalado o consumido, además de tarifas fijas como un desplazamiento. De ahí sale la factura. |
| Fotos | Estado antes y después. En papel solo figura la nota de que se han hecho fotos; las imágenes están en otro sitio. |
| Firma «Ejecución confirmada», realizado por | El cliente confirma los trabajos y el tiempo y material empleados. Es tu prueba si más adelante se cuestiona la factura. |
La hoja de trabajo no sustituye a una factura: es su base. Qué datos obligatorios necesita una factura en Alemania lo regula el § 14 UStG (ley alemana del IVA). Los avisos del formulario son una propuesta de redacción y no constituyen asesoramiento jurídico. Adáptalos a tu negocio y, si hace falta, haz que los revisen, por ejemplo a través de tu cámara o de un abogado.
¿Hoja de trabajo con copia en papel o copia por correo?
Muchos negocios usan las hojas de trabajo como juego autocopiativo: el original se queda en el negocio y el cliente se lleva la copia. La plantilla de aquí es una hoja A4 normal, no un juego autocopiativo. Para tener una copia, imprimes dos ejemplares, fotocopias la hoja firmada o le haces una foto. Si necesitas juegos autocopiativos de verdad, puedes usar la estructura como modelo para tu imprenta.
En digital, la copia en papel desaparece. En Taskly, el cliente firma con el dedo en la tableta o con un código QR en su propio móvil. Si ha indicado un correo, recibe la hoja de trabajo como enlace por correo electrónico y allí puede verla, imprimirla o guardarla como PDF. Las fotos no aparecen en ese enlace; se quedan dentro. Tú conservas la hoja de trabajo en Taskly y la imprimes en A4 si hace falta.
Lo que cuestan en el día a día el talonario autocopiativo y la tableta, y cuándo el papel sigue siendo la mejor opción, se explica en la comparativa ¿Talonario autocopiativo o tableta?
La hoja de trabajo general en Taskly
En Taskly, esta plantilla se llama «Hoja de trabajo general»; en la copia impresa pone «Hoja de trabajo» con el subtítulo «Orden · Parte de trabajo». Está pensada para cualquier negocio y contiene estos campos:
| Sección | Campos |
|---|---|
| Cliente | Tratamiento, nombre, apellidos, empresa, dirección, teléfono, correo electrónico |
| Orden | Orden / objeto, descripción, precio, anticipo, fecha, recibido por (se rellena solo), fecha de recepción (hoy, prerrellenada), trabajos realizados |
| Horas de trabajo | Fecha (hoy, prerrellenada), inicio, fin, pausa (minutos), realizado por (se rellena solo) |
| Material y servicios | Partidas con descripción, cantidad, unidad y precio unitario; Taskly calcula el total |
| Fotos | Fotos: hechas con la tableta o con el móvil mediante código QR |
| Firma | Firma del cliente: con el dedo en la tableta o con código QR en su propio móvil |
Ningún campo es obligatorio: al guardar, Taskly te recuerda una vez el nombre, el contacto, el encargo y la firma; la firma se puede recoger en cualquier momento. El texto de avisos viene rellenado («Con su firma, el cliente confirma la ejecución de los trabajos indicados y el tiempo y material empleados») y se puede cambiar. Si te falta un campo, por ejemplo el lugar del servicio, lo añades en el editor de plantillas o combinas la plantilla con otra.
Así funciona una hoja de trabajo en Taskly
- Crear. Elige la plantilla e introduce cliente y orden, con el teclado o por dictado. Para los clientes habituales, inicias la hoja de trabajo directamente desde el fichero de clientes y los datos de contacto ya están rellenados.
- Trabajar. Introduce horas de trabajo, material y servicios, y haz fotos con la tableta o con el móvil mediante código QR. Taskly calcula el total de las partidas.
- Firmar. El cliente firma con el dedo, en tu tableta o tu móvil, o con un código QR en su propio móvil.
- Copia. Si el cliente ha indicado un correo, recibe la hoja de trabajo como enlace por correo electrónico. Para tu archivo, la imprimes en A4 o la guardas como PDF.
- Listo y factura. Un toque en «Listo» y el cliente recibe el aviso por correo electrónico; los SMS están disponibles bajo petición para negocios con la función activada. A partir de la orden creas una factura: se trasladan las partidas, y el anticipo como ya pagado.
Lo que ve el cliente al firmar y lo que Taskly guarda se explica en la página Firma del cliente en la tableta o en su móvil.
Taskly cuesta 19 € al mes o 190 € al año (2 meses de regalo), IVA incl. en ambos casos: un plan, todas las funciones, cancelación mensual; con pago anual, al final de los 12 meses. Pruebas 30 días gratis y sin tarjeta de crédito; el periodo de prueba termina automáticamente sin que se cobre nada. Después, tus datos siguen siendo legibles y exportables. Límites: 2 GB de almacenamiento por negocio y 25 MB por archivo. Encontrarás los detalles en Precios.
Lo que Taskly no es
Taskly sustituye la hoja de trabajo en papel y todo lo que va con ella: orden, firma, fotos, estado, copia para el cliente y la factura a partir de la orden. Un registro horario para nóminas, una gestión de proyectos u obras, una caja registradora o una gestión de inventario no los incluye Taskly, ni tampoco, para talleres mecánicos, un sistema de gestión para concesionarios con catálogo de piezas. Quien necesite todo eso en un solo programa estará mejor servido con un software para oficios o un software sectorial.
Plantillas para sectores concretos
La hoja de trabajo general sirve para casi cualquier orden. Pero en algunos sectores hay que añadir más datos:
- Reparación en el mostrador (móviles, ordenadores, electrónica, bicicletas, relojes): objeto, número de serie o IMEI, accesorios y estado en la recepción. Para ello está la plantilla de orden de reparación y, para tiendas de móviles, la orden de reparación de móviles.
- Taller mecánico: matrícula, VIN, kilometraje e importe autorizado van en la orden de taller para talleres mecánicos.
- Oficios a domicilio (electricidad, fontanería/calefacción/climatización, pintura, carpintería): en Taskly hay partes de trabajo con lugar del servicio; para electricistas, por ejemplo, con valores de medición, y para pintores, con superficie y tono de color.
- Jardinería, conserjería y limpieza: partes de servicio con objeto y servicios para marcar.
Las 16 plantillas están en Sectores. Para tiendas de móviles existe además la página Software para la reparación de móviles; para talleres mecánicos, Orden de taller digital, y para talleres de bicicletas, Software para talleres de bicicletas.
Preguntas frecuentes sobre la hoja de trabajo
¿La plantilla de hoja de trabajo es realmente gratuita?
Sí. La hoja A4 con las dos firmas (una para la orden y otra para el trabajo terminado) la imprimes directamente desde el navegador o la descargas como PDF, sin registro. Está permitido usarla, adaptarla e imprimirla con sello o logotipo.
¿Existe la hoja de trabajo como archivo de Word o Excel?
No, solo como formulario en el navegador y como PDF. Las tablas de horas de trabajo y material están pensadas para rellenarlas con bolígrafo. Si prefieres que el dispositivo haga los cálculos: en Taskly, el bloque de material y servicios calcula solo el total a partir de cantidad y precio unitario, y los campos los cambias en el editor de plantillas, sin Word ni Excel.
¿Existe la hoja de trabajo también con copia autocopiativa?
La plantilla es una hoja A4 normal, no un juego autocopiativo. Para tener una copia, imprimes dos ejemplares o fotocopias o fotografías la hoja firmada. En Taskly no necesitas copia en papel: el cliente recibe la hoja de trabajo como enlace por correo electrónico y allí puede imprimirla o guardarla como PDF.
¿Tiene que firmar el cliente la hoja de trabajo?
Por lo general no es obligatorio: una orden también puede acordarse de palabra. Pero la firma es tu prueba: muestra lo que se encargó y que el cliente confirmó las horas y el material. Sobre todo si facturas por horas, ayuda en caso de que más adelante se cuestionen horas o material. Esta información no sustituye el asesoramiento jurídico.
¿Puede el cliente firmar en la tableta o en el móvil?
Sí, para las hojas de trabajo y de encargo no suele exigirse ninguna forma concreta. Es especialmente práctico en los servicios a domicilio: el cliente confirma horas y material con el dedo en tu móvil o tableta, o escanea un código QR y firma en el suyo. Donde excepcionalmente se exige la forma escrita legal, eso no basta. Esta información no sustituye el asesoramiento jurídico.
¿Durante cuánto tiempo tengo que conservar las hojas de trabajo?
Si facturas por horas, la hoja de trabajo firmada suele ser la base de la factura: justifica horas y material. En ese caso la guardas, como la factura, como justificante contable, por lo general ocho años (§ 147 AO, Código Tributario alemán). Si solo sirve para dejar constancia del trabajo, aun así merece la pena conservarla mientras el cliente pueda reclamar defectos: a menudo dos años desde la aceptación y cinco en trabajos en una construcción (§ 634a BGB, Código Civil alemán). Qué se aplica a tus hojas lo aclaras mejor con tu asesoría fiscal; no es asesoramiento jurídico.
¿Puedo rellenar la hoja de trabajo en el móvil en casa del cliente?
Sí. Taskly funciona en el navegador del móvil, la tableta y el ordenador, sin instalación. Para guardar, Taskly necesita conexión a internet. Si se corta, el formulario se queda rellenado, y además Taskly conserva una hoja de trabajo nueva como borrador en el dispositivo. En cuanto vuelve la conexión, guardas.
¿Cuánto cuesta la versión digital?
Taskly cuesta 19 € al mes por negocio, con el 19 % de IVA incluido: un plan con todas las funciones y cancelación mensual. Con pago anual son 190 € al año: 2 meses de regalo, un 17 % más barato; los 12 meses se pagan por adelantado. Pruebas 30 días gratis y sin tarjeta de crédito; el periodo de prueba termina automáticamente y no se cobra nada. Después, tus datos siguen siendo legibles y exportables; para seguir trabajando, contratas la suscripción. Encontrarás los detalles en la página Precios.
Actualizado: 30/10/2026 · Taskly, E-Studio, Iserlohn