Kunden informieren, wenn die Reparatur fertig ist

So läuft es ab – vom Annehmen bis zur Abholung

1. Auftrag annehmen. Trag Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Kunden ein. Beim Speichern ist „Kunden per SMS/E-Mail informieren“ angehakt: Der Kunde bekommt seinen Arbeitszettel als Link – zum Ansehen, Speichern und Drucken. Soll bei einem Auftrag nichts rausgehen, nimmst du das Häkchen heraus.
2. Unterschrift auf dem Kundenhandy? Dann wartet Taskly mit dem Arbeitszettel, bis der Kunde unterschrieben hat, und schickt ihn nur über die Wege, denen er dabei zugestimmt hat.
3. Arbeiten. Setz den Auftrag auf „In Reparatur“ (in manchen Vorlagen heißt der Schritt „In Arbeit“). Dafür geht keine Nachricht raus, aber die Statusseite des Kunden zeigt den neuen Stand. Wartest du auf ein Ersatzteil, setz es mit Auftragsbezug auf die Bestellliste: Die Statusseite zeigt dann, ob es bestellt oder schon da ist. Für alles andere gibt es das Feld „Info für den Kunden“, etwa „Ersatzteil kommt Donnerstag“.
4. Fertig melden. Ein Tipp auf „Fertig“ in der Auftragsansicht, und Taskly schickt die Nachricht „abholbereit“ – mit dem Betrag, der bei der Abholung noch offen ist (Preis minus Anzahlung). Danach zeigt Taskly an, was rausging, zum Beispiel „E-Mail gesendet“.
5. Noch einmal schicken. Hat der Kunde die Nachricht gelöscht oder eine neue Adresse genannt? Mit „Erneut an Kunden senden“ geht sie noch einmal raus: bei fertigen Aufträgen als „abholbereit“, sonst als Arbeitszettel.
6. Erinnern, wenn niemand kommt (optional). Unter Einstellungen → Automationen schaltest du die Abhol-Erinnerung ein. Sie erinnert den Kunden bis zu dreimal – ab Werk nach 7, 14 und 28 Tagen – und hört auf, sobald der Auftrag abgeholt oder storniert ist. In die letzte Erinnerung kannst du einen Hinweis setzen, etwa zu Lagergebühren; formuliere ihn so, wie es deine Auftragsbedingungen vorsehen.
7. Abholung. Status „Abgeholt“ – die Statusseite bedankt sich beim Kunden, der Auftrag ist abgeschlossen.

Was beim Kunden ankommt

So sieht die SMS „abholbereit“ aus (Musterdaten, Link gekürzt):

Taskly schreibt SMS ohne Umlaute (aus „ä“ wird „ae“) im einfachen SMS-Zeichensatz. Deshalb bekommen Kunden, deren Auftrag auf Arabisch, Russisch oder Ukrainisch angelegt wurde, die SMS auf Englisch; die E-Mail kommt in ihrer Sprache.

Die Statusseite: der Stand des Auftrags, jederzeit live

Jede Nachricht enthält einen Link auf die Statusseite des Auftrags. Der Kunde öffnet sie im Browser seines Handys oder PCs, ohne App und ohne Konto. Er sieht dort:

• den Status in Worten, etwa „Fertig – abholbereit“, und als Verlauf mit Datum und Uhrzeit: Angenommen, In Reparatur, Fertig, Abgeholt – dazu einen Schritt fürs Ersatzteil, wenn für den Auftrag etwas auf der Bestellliste steht (welches Teil, sieht der Kunde nicht);
• den Betrag, der bei der Abholung noch zu zahlen ist;
• deine „Info für den Kunden“ mit bis zu 300 Zeichen. Nach „Fertig“ zeigt die Seite nur Hinweise, die du danach geschrieben hast – ein altes „Ersatzteil ist bestellt“ verschwindet also;
• alle Angaben des Arbeitszettels, Entsperrcodes nur als ••••, Fotos gar nicht;
• Knöpfe zum Anrufen und zum Schreiben einer E-Mail sowie „Als PDF speichern / Drucken“ für den Original-Arbeitszettel in A4.

Ist die Seite geöffnet, aktualisiert sie sich jede Minute von selbst. Der Link gilt, solange es den Auftrag gibt; stornierst oder löschst du ihn, zeigt die Seite nur noch „Arbeitszettel nicht gefunden“. Suchmaschinen nehmen die Seite nicht auf. Hat ein Kunde keine E-Mail-Adresse, gibst du ihm den Link über „Kundenlink kopieren“ in der Auftragsansicht auf einem anderen Weg.

Einwilligung und Widerruf: Der Kunde entscheidet

Unterschreibt der Kunde auf seinem eigenen Handy oder trägt er sich per Self-Check-in am Tresen ein, fragt Taskly ihn, über welche Wege er Nachrichten zu seinem Auftrag bekommen möchte. Beide Häkchen sind freiwillig; unterschreiben kann er auch ohne sie. Auf der Seite zum Unterschreiben steht:

• Die Wahl gilt. Hat der Kunde entschieden, schickt Taskly Nachrichten zu diesem Auftrag nur über die Wege mit Häkchen – auch beim erneuten Senden und bei der Abhol-Erinnerung.
• Nur an diese Adresse. Die Zustimmung gilt für die E-Mail-Adresse bzw. Handynummer, die dabei angegeben war. Änderst du sie später im Auftrag, geht über diesen Weg nichts mehr raus.
• Nachweis. Taskly speichert je Weg ja oder nein, Datum und Uhrzeit, Adresse bzw. Nummer, Sprache und die Fassung des angezeigten Textes. In der Auftragsansicht steht zum Beispiel: „Einwilligung: E-Mail: Ja · SMS: Nein · erteilt am 15.10.2026 auf dem Kundenhandy“.
• Häkchen setzt nur der Kunde. Dein Team kann keine Zustimmung nachtragen.
• Widerruf. Möchte der Kunde über einen Weg nichts mehr bekommen, tippst du in der Auftragsansicht auf „Widerruf eintragen · SMS“ bzw. „· E-Mail“ und bestätigst. Ab dann geht über diesen Weg zu diesem Auftrag nichts mehr raus. Das Datum steht beim Auftrag, wer den Widerruf eingetragen hat, im Verlauf. Wieder zustimmen kann nur der Kunde selbst.
• Ohne Entscheidung. Am Tablet fragt Taskly nicht nach den Nachrichtenwegen. Gibt es keine Wahl vom Kundenhandy – etwa weil der Kunde am Tablet unterschrieben hat –, richtet sich der Versand nach der Vorlage und deinen Einstellungen.

Nachrichten wie der Arbeitszettel oder „abholbereit“ betreffen nur den Auftrag und sind keine Werbung; Betriebe verschicken sie in der Regel, um den Auftrag abzuwickeln. Ob du dafür im Einzelfall eine Einwilligung brauchst und wie du einen Widerruf berücksichtigst, prüfst du für deinen Betrieb selbst – Taskly liefert die Abfrage und den Nachweis (AGB, § 9 Abs. 4). Werbung wie Angebote oder Newsletter deckt die Abfrage nicht ab. Diese Hinweise sind allgemein gehalten und keine Rechtsberatung.

SMS: auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe

Nachrichten per E-Mail kann jeder Betrieb sofort nutzen. SMS ist derzeit nicht für jedes Konto freigeschaltet: Wir schalten sie auf Anfrage frei – schreib an info@trytaskly.com, die Bedingungen besprechen wir dann direkt mit dir. Ist SMS für deinen Betrieb nicht freigeschaltet, lässt Taskly die SMS aus und schickt die E-Mail trotzdem.

Für freigeschaltete Betriebe gilt:

• Absender: bis zu 11 Buchstaben, Ziffern und Leerzeichen, einzustellen unter Einstellungen → Betrieb & Briefkopf („SMS-Absender“); ohne Eintrag der Name deines Betriebs, gekürzt auf 11 Zeichen.
• Antworten: Auf einen Namen als Absender kann der Kunde in der Regel nicht antworten. Am Ende der SMS steht deshalb deine Telefonnummer aus Betrieb & Briefkopf, wenn du eine hinterlegt hast.
• Einwilligung: Die SMS geht nur an die Nummer, für die der Kunde zugestimmt hat – sofern er auf seinem Handy gewählt hat.

Einstellen: Was geht wann raus?

Ab Werk eingeschaltet sind beide Nachrichten in den Vorlagen Handy & Tablet, Computer & IT, Elektronik & Haushaltsgeräte, Kfz-Werkstatt, Fahrrad & E-Bike, Uhren & Schmuck, Schneiderei & Änderungen, Schuh- & Schlüsseldienst sowie im Allgemeinen Arbeitszettel. In den Vorlagen fürs Handwerk vor Ort – Elektroinstallation, Sanitär/Heizung/Klima, Maler, Tischlerei, Garten & Hausmeister, Reinigung – und im Mobilfunk-Protokoll sind sie aus, weil dort meist nichts abgeholt wird. Du kannst sie jederzeit einschalten.

Datenschutz

• E-Mails und SMS verschickt Taskly im Auftrag deines Betriebs. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil der Registrierung; Datenbank und Dateien liegen in der EU.
• Zu jedem Versand speichert Taskly ein Protokoll mit gekürzter Empfängeradresse, Zweck und Ergebnis – ohne Nachrichteninhalt – und löscht es nach 90 Tagen.
• Die Statusseite zeigt keine Fotos und keine Codes im Klartext.
• Einzelheiten: Datenschutzerklärung, Abschnitt 7 und Abschnitt 8, Nutzungsbedingungen, Abschnitt 7.

Was die Benachrichtigung in Taskly nicht ist

• Kein Newsletter- und kein Massen-SMS-Werkzeug. Jede Nachricht gehört zu einem Auftrag; Rundschreiben an alle Kunden kann Taskly nicht verschicken.
• Kein Chat und keine WhatsApp-Anbindung. Antworten auf E-Mails landen in deinem Postfach, nicht in Taskly. Den Kundenlink kannst du aber kopieren und selbst weitergeben.
• Keine Nachricht bei jedem Statuswechsel. Über den Stand des Auftrags informiert Taskly von selbst nur zweimal – mit dem Arbeitszettel und mit „abholbereit“ –, dazu kommt die Abhol-Erinnerung, wenn du sie einschaltest. „In Reparatur“ sieht der Kunde auf der Statusseite.
• Keine Zustellgarantie und keine Lesebestätigung. Taskly meldet, ob eine Nachricht verschickt wurde, nicht, ob sie gelesen wurde.
• SMS nicht für jedes Konto. Per E-Mail benachrichtigen kann jeder Betrieb; SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe.

Und wie überall gilt: Taskly ersetzt den Papier-Arbeitszettel, ist aber keine Kasse und keine Warenwirtschaft.

Wo das hilft

Die Nachricht „abholbereit“ passt überall, wo Kunden etwas zur Reparatur bringen und wieder abholen – im Handyladen (Software für die Handy-Reparatur), in der Kfz-Werkstatt, in der Fahrradwerkstatt oder beim Uhrmacher. Wie der Kunde auf seinem Handy unterschreibt und dabei E-Mail und SMS wählt, zeigt die Seite Digitale Unterschrift; wie er seine Daten am Tresen selbst einträgt, der Self-Check-in. Alle Funktionen stehen unter Funktionen. Lieber erst auf Papier? Die Reparaturauftrag-Vorlage gibt es kostenlos als PDF.

Was es kostet

Kunden per E-Mail benachrichtigen ist Teil von Taskly und wie alle Funktionen derzeit kostenlos – ohne Kreditkarte und ohne Abo. SMS gibt es auf Anfrage für freigeschaltete Betriebe. Preise und Grenzen im Detail

Häufige Fragen zur Kundenbenachrichtigung

Stand: 15.10.2026 · Taskly, Daniel Erochok, Iserlohn